Poslovna korespondencija ima osobine po kojima se razlikuje od privatnih poruka. Službeni stil komunikacije, obraćanje imenom i imenom i nadimkom, pridržavanje pravila pravopisa i interpunkcije osnova su ispravnog poslovnog pisma.
Instrukcije
Korak 1
Bolje je započeti pismo riječima "Dragi (i) …". Ako trebate kontaktirati osobu koja je višeg ranga, budite sigurni da to učinite imenom i prezimenom. Lako komunicirajući u životu, trebate održavati službeni ton u poslovnoj prepisci. Ako iznenada pisma dođu do izvršnog direktora, neugodno će se iznenaditi kad ugleda pozdrav poput "Hej, brate."
Korak 2
Kada se obraćate jednoj osobi, napišite velikim slovom: vi, vi, vaši, vi itd. Višestruke reference su uvijek malim slovima.
Korak 3
Ton pisma trebao bi biti ozbiljan i diskretan. Ne zalazite duboko u detaljan opis tokova posla, pišite poantu. Ne oduzimajte dragocjeno vrijeme sagovorniku prepričavanjem detalja koji mu nisu potrebni.
Korak 4
Za pisanje koristite standardne fontove i crnu boju. Tekst boje duge nije lako pročitati. Ako želite istaknuti neku frazu, napišite ispred nje "Skrećem vam pažnju da …".
Korak 5
Ne koristite emotikone. Oni su relevantni samo u prijateljskoj prepisci. Za nju je bolje ostaviti šaljive tonove i sleng izraze ("sapun" - e-pošta, "programer" - programer itd.)
Korak 6
Započnite svoje pismo iznošenjem suštine problema. Tek tada postavite sva svoja pitanja.
Korak 7
Pokušajte uklopiti u 1/3 A4 lista u dvanaesti font. Glomazna slova je teško pročitati. Često se ne čitaju do kraja ili se preskaču čitavi odlomci. Ako trebate pisati o puno toga, podijelite informacije u nekoliko poruka.
Korak 8
Najbolji završetak za poslovno pismo "Srdačan pozdrav, ime i prezime." Ako komunicirate putem e-pošte, napišite potpis koji će pratiti sva pisma. Trebalo bi biti:
- prezime, ime, ako je potrebno - patronim;
- pozicija;
- Ime kompanije;
- adresa;
- telefon;
- dodatne informacije - slogan, želja itd., ako su to predviđeni korporativnim stilom.
Korak 9
Provjerite interpunkciju i pravopis. Ako niste sigurni u zareze, konstruirajte rečenicu drugačije ili je podijelite na dva dijela. Bolje je sumnjivu riječ zamijeniti sinonimom.
