Za računovodstvo, cirkulaciju i čuvanje različitih dokumenata, kadrovske službe koriste knjige naloga, odmora, izjave i reference. Dnevnici registracije su dokumenti za internu upotrebu i čuvaju se u kadrovskom odjelu organizacije, a posebno imenovana osoba odgovorna je za održavanje i pohranu tih dokumenata.
Instrukcije
Korak 1
Koristite obrazac dnevnika naloga koji je odobrilo ministarstvo ili ga sami dizajnirajte. Napravite poklopac od teškog materijala. U sredinu lista napišite naziv organizacije i naslov knjige. U nastavku navedite datume početka i završetka prijavljivanja. Na zadnjoj korici odrazite podatke o osobi odgovornoj za čuvanje i popunjavanje dokumenta: naznačite položaj, prezime i inicijale zaposlenog.
Korak 2
Osigurajte da se stranice ne mogu miješati ili uklanjati iz časopisa. Brojke i čipke stranica knjige. Na posljednju stranicu stavite pečat voskom ili mastiksom, pružite gotov obrazac za potvrdu šefu odjela za osoblje ili šefu organizacije. Zabilježite: _ listovi su numerirani, vezani i zapečaćeni u ovom dnevniku. Direktor: _ (potpis, dešifriranje potpisa). Datum: _ (dan, mesec, godina).
Korak 3
Odaberite prikladnu orijentaciju stranice (pejzaž, portret) za bilježenje unosa. Ako želite, rasporedite tablicu koja sadrži sljedeće stupce:
- serijski broj zapisa;
- datum ulaska;
- serijski broj naloga;
- položaj, prezime i inicijali osobe koja je potpisala nalog;
- sažetak naloga.
Ako vam nije ugodno s tabličnim prikazom, vodite evidenciju u slobodnom obliku. Glavno je poštivati redoslijed dodjele brojeva prema datumima odobravanja naloga i odražavati gore navedene podatke u knjizi računovodstva.
Korak 4
Snimite unose dnevnika porudžbina plavom, crnom ili ljubičastom tintom. Ne dozvolite brisanje, brisanje i brisanje prethodno napravljenih oznaka. Ako trebate unijeti promjene, prekrižite ispravljeni tekst u jedan redak kako biste ga i dalje mogli čitati. U isti stupac ili redak unesite novi ispravan unos. Molimo vas da potpišete i naznačite datum promjene. Ako nije moguće (na primjer, ako nema slobodnog prostora) ispraviti pogrešku na mjestu, stvorite novi zapis ispod, a pored zastarjelih podataka potvrdite okvir „zapis je nevažeći“.
Korak 5
Kad zaustavite evidentiranje dnevnika, zabilježite datum isteka dnevnika na prednjoj korici dnevnika.
