Postupak izdavanja naloga za preduzeće utvrđen je uputstvima za rad u kancelariji. Istovremeno, računovodstvo i čuvanje ovih dokumenata vodi se u posebnoj knjizi registracije naloga, koja mora biti prisutna u svakoj organizaciji.
Instrukcije
Korak 1
Kreirajte registar naloga. U velikim preduzećima to čini zasebni službenik; male kompanije u te svrhe imenuju odgovornu osobu. Možete koristiti i odobreni obrazac registracione knjige, i samostalno razvijen.
Korak 2
Stvorite korice dnevnika naloga. Treba biti izrađen od gustog materijala kako se listovi za narudžbu ne bi naborali tijekom skladištenja. Treba napomenuti da se ti dokumenti moraju čuvati u preduzeću najmanje 5 godina.
Korak 3
Na korice napišite naziv tvrtke, naslov knjige i razdoblje. Ovisno o učestalosti izdavanja naloga u organizaciji, dnevnik registracije može se izračunati za mjesec, kvartal ili godinu. Na poleđini korica nalaze se podaci o osobi odgovornoj za održavanje i čuvanje dokumenta.
Korak 4
Odaberite jedan od načina čuvanja narudžbi u knjizi registracije. Mogu se zalijepiti u knjigu ili umetnuti vezivom. Druga opcija je poželjnija u slučaju da trebate dobiti jednu od narudžbi i kopirati je. Sve narudžbe moraju biti poredane kronološkim redoslijedom. Neka preduzeća ostavljaju rezervne brojeve koji će biti potrebni za retroaktivnu obradu naloga. Međutim, ova metoda je nezakonita, pa je ne biste trebali zloupotrijebiti.
Korak 5
Razviti zajednički obrazac za narudžbe u preduzeću. U pravilu se radi o zaglavlju u čijem se gornjem dijelu nalaze unaprijed pripremljeni detalji poduzeća: ime, adresa i podaci o registraciji.
Korak 6
Izdajte nalog. Unesite njegov broj i datum sastavljanja. Nakon toga smislite naslov koji bi trebao ukratko odgovoriti na pitanje "o čemu?" Glavni tekst sastoji se od izjave o osnovi naloga i administrativnog dijela. Na kraju se stavlja potpis šefa ili druge ovlaštene osobe.
Korak 7
Nakon toga, nalog se sastavlja u knjizi registracije naloga. Ako se dokument odnosi na zaposlenike preduzeća, na primjer, formira se komisija, te osobe trebaju primijetiti da su pročitale nalog i stavile svoj potpis.
