Nomenklatura je popis svih slučajeva koji čine arhivu i koji su novootvoreni u određenoj organizaciji, a koji su uvedeni u sistem. Na njemu mora biti naveden indeks predmeta, naziv, utvrđeni uslovi čuvanja.
Sorte nomenklature
U kancelarijskom radu postoje tri glavne vrste nomenklature: standardna, približna i individualna. Standard je utvrđen saveznim zakonom i služi kao model za sastavljanje nomenklature u organizacijama iste vrste. Približna nomenklatura ne uključuje strogo normaliziran broj slučajeva. Sadrži listu slučajeva preporučenih za otvaranje sa njihovim indeksima. Navedene vrste nomenklature izrađene su u državnim i opštinskim organizacijama i institucijama. Zaposleni u privatnim organizacijama na osnovu statutarnih dokumenata, vrsta izvještavanja, planova rada itd. izrađuje se lista pojedinačnih slučajeva. Obuhvata čitav obim formiranih slučajeva preduzeća.
Postupak za sastavljanje nomenklature
Svake godine se na osnovu stare izrađuje nova nomenklatura predmeta. Štaviše, svi dokumenti podliježu reviziji. Važna komponenta nomenklature je rok trajanja kućišta. Na toj osnovi razlikuju se slučajevi privremenog, dugotrajnog i trajnog skladištenja. Datoteke privremene pohrane kraće su od deset godina, a dugoročne pohrane više od deset godina. Za dokumente kojima je istekao rok čuvanja, sastavlja se popis koji označava serijski broj dokumenta, ime, godinu nastanka, broj listova i druge podatke u izričito navedenim slučajevima. Nakon sastavljanja inventara, ti dokumenti podliježu uništavanju.
Strukturno, nomenklatura je predstavljena odjeljcima, pododjeljcima. Međutim, ova podjela je tipična za vladine organizacije i institucije. U privatnim organizacijama ova podjela je uvjetna i radije ističe glavna područja njihovih aktivnosti, umjesto da odražava odnos moći i podređenosti.
Tabela nomenklature sastoji se od pet stupaca: prvi sadrži indeks predmeta, drugi - naziv predmeta, treći - broj stranica (naznačeno na kraju tekuće godine), četvrti - period skladištenja utvrđena regulatornim pravnim aktima, peta - napomene u vezi s otvaranjem slučaja, uključivanjem u inventar radi uništavanja itd.
Slučaj dugotrajnog i trajnog skladištenja obuhvaćen nomenklaturom ne bi trebao biti veći od dvjesto pedeset stranica. Ako broj sela premaši normu, poželjno je slučaj podijeliti na dva ili više.
Sastavljena nomenklatura predmeta mora biti dogovorena sa arhivskim odjelom i potpisana od strane šefa organizacije.
