Hitno vam je potreban dokument, ali ne sjećate se gdje ste ga stavili? Unesite red u svoj uredski život, složite sve u numerirane mape - ovo će vam olakšati posao.
Stavili smo stvari u red u novinama
Ako je malo dokumenata i oni se odnose na jedno područje primjene, sve ih treba staviti na jedno mjesto, po mogućnosti u mapu. Ali, u pravilu jedna mapa nije dovoljna, trebalo bi ih biti nekoliko. Na primjer, mapa sa sastavnim dokumentima kompanije, za pisma, za ugovore s dobavljačima itd.
Proširenjem preduzeća povećava se broj mapa. Možda vam neće trebati jedna, već nekoliko polica. Tada se pojavljuju zaposlenici koji će imati vlastiti tok dokumenata i svoje mape. Odnosno, prvo pravilo reda je raspodjela dokumenata u tematske mape, koje bi trebale biti na polici.
Sada industrija proizvodi vodoravne i vertikalne tacne. Vrlo su praktični, zauzimaju malo prostora, dobro se uklapaju na stol i omogućuju pri ruci sve osnovne i često korištene dokumente, bez potrebe za kupnjom novog namještaja.
Registar
Ako postoji mnogo dokumenata, tada možete napraviti poseban registar (dnevnik registracije) za njih ili za nekoliko njih. Na primjer, evidencije dolazne i odlazne dokumentacije. Sadrže datum registracije i broj dolaznog (odlaznog) dokumenta, njegov kratki sadržaj i / ili naziv i gde se dokument šalje (kojem odeljenju, kojem službenom licu je predat, u koju mapu je smešten itd.)).
Za dio ili sve mape, ako ima mnogo dokumenata i mnogo sličnih mapa (u smislu), možda će vam trebati registar dokumenata u svakoj mapi, odnosno njihov popis, koji je ugniježđen ili nekako priložen u sredinu mape. Svakom dokumentu može se dodijeliti broj (ako ga ranije nije bilo) ili dati svoj. Tada nećete trebati pregledavati sve dokumente, već samo pogledajte njihov popis, a zatim uzmite potreban broj.
Stavite dokumente u odgovarajuće mape, ladice i police, pokrenite ih na vrijeme i sve ćete brzo i lako pronaći.
Održavanje urednog radnog mjesta
Radno mjesto mora biti uredno. Pokušajte čistiti stol svakodnevno ili barem jednom u nekoliko dana. Potrebne dokumente možete ostaviti na stolu, ostatak staviti u mape, na pladnjeve i police, a ako ste ih nekome uzeli, onda ih vratite. Samo ako ga date, bolje je dobro upamtiti ko ili ga čak i zapisati.
I na kraju. Osoba čiji su dokumenti uvijek na mjestu, lako se mogu pronaći i dovesti na vrijeme, uvijek u dobrom stanju s vlastima. Želimo vam ovo od sveg srca.
