Dokumenti koji ulaze u organizaciju podležu računovodstvu. Obično je registracija dolaznih pisama zadatak ureda, ali u malim timovima ta je odgovornost često dodijeljena tajniku. Način obrade korespondencije, u pravilu, detaljno je opisan u internim uputama za rad u kancelariji. Ako je odsutan, prilikom obrade novih dokumenata morate se pridržavati određenog redoslijeda radnji.
Potrebno
- - dnevnik registracije dolazne prepiske;
- - marka "Dolazno pismo".
Instrukcije
Korak 1
Prihvatite i sortirajte dolaznu korespondenciju. Treba otvoriti sva slova, osim onih s posebnom oznakom, na primjer, "Lično menadžeru" ili "Povjerljivo" itd. Ne žurite baciti kovertu, prvo provjerite je li adresa za povratak navedena u tekstu. Za registraciju nisu potrebni računovodstveni dokumenti (računi, računi), čestitke, reklamni materijali.
Korak 2
Informacije o primljenim pismima unesite u dnevnik dolazne prepiske. Može biti elektronski ili tradicionalni (papirni). Pri popunjavanju elektroničkih obrazaca slijedite preporuke programera programa. Računalni sistemi olakšavaju administrativni rad i pomažu u brzom pronalaženju potrebnih informacija. Međutim, kod njih je važno objedinjavanje, strogo poštivanje pravila za unos podataka, jer se inače dokument može izgubiti u bazi podataka.
Korak 3
Kupite tradicionalni dnevnik u štampariji ili ga sami složite u A4 bilježnicu. Glavni zahtjev za to je jednostavnost pretraživanja, jasnoća i tačnost punjenja. Pogodno je voditi dnevnik u obliku tabele sa sljedećim stupcima: 1. Datum registracije. Razmotrite dolazna pisma na dan prijema i uveče ih predajte upravniku na razmatranje, osim ako organizacija nije usvojila drugačiji postupak; Matični broj. Ovaj atribut dokumenta sastoji se od broja predmeta-predmeta "Dolazni dokumenti" (prema odobrenoj nomenklaturi poslova organizacije) i serijskog broja (s početka kalendarske godine) primljenog pisma. Na primjer, "br. 01-12-273", gdje je 01-12 nomenklaturni broj predmeta, 273 je jedinstveni broj pisma. Sva primljena korespondencija registruje se jednom, bez obzira na broj naknadno primljenih kopija, uključujući i elektronske; 3. Autor pisma (organizacija, pojedinac), na primjer, "Vstrecha LLC" ili "Regionalna uprava, zamjenik šefa V. S. Sidorov", itd. 4. Predmet dokumenta. Ovu kolonu možete popuniti informacijama iz naslova pisma ili ukratko formulirati glavnu ideju nakon što ste je pročitali. Napišite na takav način da se kasnije lako možete sjetiti o kojem je dokumentu riječ i objasniti ga svojim kolegama. Na primjer, "O zaključivanju ugovora o uslugama prijevoza" ili "O pružanju podataka o porezu na dohodak prije 12.12.2011." Itd.; 5. Izvršitelj. Popunite polje nakon što ste dobili upravnikovu vizu. Unesite ime osobe koja će pripremiti odgovor. Ovdje zabilježite datum dospijeća. Istaknite ili podvucite datum odgovora na hitno pismo. Napomene. Ovdje možete napraviti bilješke o izvršenju naloga menadžera ili naznačiti prisustvo važnih priloga uz pismo ili označiti broj primjeraka koje zaposlenici imaju na poslu.
Korak 4
Popunite tablicu kako vam odgovara. Na primjer, u strahu za sigurnost dokumenata, označite okvir za potpis dobavljača prilikom primanja pisma. Međutim, ne preopterećujte dnevnik i sebe pretjeranim opširnim unosima. Dokument sadrži sve potrebne informacije, obrasci za registraciju samo pomažu u praćenju faze rada na njemu.
Korak 5
Na sva slova stavite poseban pečat koji označava vrstu korespondencije - "Dolazno". Otisak treba biti u donjem desnom uglu prve stranice dokumenta. Pazite da ispis ne preklapa tekst. Ručno unesite serijski broj i datum prijema u red za ispis.
