Dokumenti su sastavni dio bilo kakvih papira u preduzeću ili organizaciji, bez obzira na to jesu li privatni ili javni. Dokumenti se popunjavaju, sortiraju, šalju, prihvaćaju itd. Ako postoji nekoliko dokumenata, jednostavno je potrebno sastaviti registar - to neće samo pojednostaviti rad službenika i ostalih kategorija radnika (ekonomista, računovođa itd.), Već i zaposlenih u drugim organizacijama, ako prihvate dokumente koje šaljete.
Instrukcije
Korak 1
Prikupite potrebne dokumente jedne kategorije, odnosno dokumente koji se odnose na jednu vrstu (koji potvrđuju troškove proizvodnje, dokumenti o prihvatanju / prodaji itd.). Prikupljajte administrativnu dokumentaciju odvojeno: naredbe, uredbe, naredbe. Poredajte ih prema autorstvu (naredbe šefa organizacije, naredbe šefova odjela itd.).
Korak 2
Stvorite mape za pohranu već razvrstanih dokumenata i pohranite sve u kronološki redoslijed. Napravite popis svake mape. Dajte im inventarski broj.
Korak 3
Stvorite tablicu na osnovu dokumenata s odgovarajućim poljima, dijeleći list u stupce i redove. Stupce potpišite prema namjeni dokumenta i njegovoj funkcionalnosti. Istovremeno, imajte na umu da registar mora sadržavati sveobuhvatne informacije o dokumentima, tako da iz jednog ili drugog razloga ne morate iznova otvarati sam dokument i proučavati ga iz jednog ili drugog razloga. Tako, na primjer, registar dokumenata koji potvrđuju nastale troškove mora sadržavati sljedeće stupce: broj dokumenta, ime, sadržaj dokumenta, iznos i oznaku na povratku dokumenta.
Korak 4
Zauzvrat, registar dokumenata dioničara AD, AD, itd. moraju sadržati potrebne podatke za identifikaciju svih osoba upisanih u registar, utvrđivanje njihovih prava na akcije, o primanju prihoda od akcija lica upisanih u registar, prikupljanje podataka o svim vlasnicima akcija, kao i podatke o primanje svih vrsta obavještenja o sastancima i drugim događajima.
Korak 5
Trebali biste biti svjesni da je prilikom budućeg sastavljanja registra dokumenata radi vaše udobnosti i brzine pretraživanja potrebno voditi sve evidencije kronološkim redoslijedom.
Korak 6
Samo ako je registar dokumenata pravilno sastavljen, nećete trebati trošiti dodatno vrijeme na pretraživanje, možete brzo i jednostavno pronaći papir koji vam je potreban, poslati traženi zahtjev ili obavještenje i jednostavno kvalitetno obaviti svoj posao.
