Tokom ekonomske aktivnosti čelnici kompanija zaključuju mnogo različitih ugovora sa dobavljačima i kupcima. Da bi mogle pratiti trajanje ovih propisa, neke organizacije koriste takozvane registre ugovora. Generalno, pojam "registar" znači određeni dnevnik registracije dolaznih i odlaznih dokumenata. Kako stvoriti takvu bazu podataka?
Instrukcije
Korak 1
Prvo morate odlučiti koje informacije želite vidjeti u registru, odnosno istaknuti najvažnije kriterije za sebe. Nakon toga, u časopisu koji se može raditi i u Excelu i pomoću uobičajene bilježnice (po mogućnosti A4 formata) napravite tablicu.
Korak 2
Ako ste se zaustavili na drugoj metodi, prvo sastavite naslovnu stranicu. Na njemu napišite detalje o organizaciji, to jest INN, KPP, OKATO, pravnu adresu i šefa organizacije. U sredini napišite „Registar ugovora za (navedite period)“.
Korak 3
Dalje, na sljedećem listu napravite tablicu koja se sastoji od šest stupaca. U prvom stupcu navedite broj ugovora sklopljenog s drugom stranom, u drugom - datum regulatornog pravnog dokumenta, a u trećem - datum njegovog isteka.
Korak 4
Dalje, navedite ime druge strane, izvođača i predmet ugovora, na primjer, razvoj računovodstvenih programa. Po želji možete navesti iznos ugovora, postoji li dodatni sporazum i drugi uslovi. Ugovori se u pravilu unose hronološkim redoslijedom. Nakon završetka razdoblja, poželjno je treptati, numerirati i potpisati dokument kod šefa organizacije. Nakon toga predajte registar u arhivu.
Korak 5
Takođe, za sastavljanje registara možete koristiti posebno razvijeni program, koji se naziva „Registar ugovora“. Omogućava vam praćenje plaćanja po ugovorima, datum isteka ovih dokumenata, kao i vođenje evidencije o uplaćenim iznosima. Program automatski generira liste koje nakon isteka perioda možete ispisati na papiru.
Korak 6
Možete se zaustaviti na trećoj metodi, odnosno upotrebi programa Excel. Stupci u tablici mogu imati približni sadržaj, kao kada se koristi prva metoda. Na kraju perioda, odštampajte registar i dajte ga glavnom računovođi na potpis.
