Mnoge organizacije imaju stroge zahtjeve za organiziranje dokumenata i stvaranje arhiva. Potrebno je osigurati sigurnost slučajeva i izolirati ih od znatiželjnih očiju. Bilo koji službenik kompanije mora biti u stanju da flešira datoteke i to mukotrpno i izuzetno tačno.
Potrebno
- - Opis posla
- - Dopisničko šilo ili mašina za uvezivanje knjiga
- - kanap ili čvrsta nit
- - Igla za šivanje
- - Dopisnica ljepilo
- - Bijeli papir
- - Makaze
- - Vladar
- - Olovka
- - brtva (vosak za brtvljenje ako je potrebno)
Instrukcije
Korak 1
Trebate bljesnuti slučajeve u skladu s opisom posla. U svakom slučaju, ovaj se posao u svim kompanijama odvija prema opštim principima. Prvo, morate numerirati svaki dokument redom. Ne zaboravite ukloniti sve spajalice, metalne spajalice i sigurnosne igle s papira.
Korak 2
Počnite šivati futrolu tako da se listovi tada mogu slobodno čitati. Da biste to učinili, napravite četiri okomite rupe s činovničkim šilom u sredini lijeve margine dokumenata. Udaljenost između rupa mora biti najmanje tri centimetra. Pogodno je koristiti posebnu radnu mašinu za šivanje i povezivanje A-4 dokumenata. Uz njegovu pomoć neće biti teško stvoriti potrebne fascikle - može se odmah probušiti kroz hrpu papira debljine do 10 cm.
Korak 3
Za vezivanje dokumenata koristite specijalnu iglu za šivenje, kao i kanape ili čvrste najlonske niti. U krajnjem slučaju možete nekoliko puta preklopiti obične niti. Obično se dokumenti šavaju dva puta zaredom, tako da su listovi sigurnije pričvršćeni. Ovo je posebno važno ako se slučaj priprema za vječnu arhivu.
Korak 4
Slobodne krajeve ostavite na niti ili kanapu oko 6 cm. Morat će ih provući kroz središnju rupu na pogrešnoj strani posljednjeg dokumenta i čvrsto povezati u čvor.
Korak 5
Čvor i krajeve niti zalijepite kružnim ljepilom u krug (promjera oko 4 cm) ili kvadrat (4 x 5 cm). Lik mora biti izrezan iz gustog bijelog papira.
Korak 6
Postavite pečat tako da djelomično prekriva naljepnicu papira, a jedna ivica prekriva posljednji list spajanog kućišta. Ovo mesto takođe možete napuniti pečatnim voskom.
Korak 7
Pričekajte dok se ljepilo potpuno ne osuši. Zatim, direktno ispod pečata, naznačite broj listova u spisu i stavite potpis službene osobe. Dodajte pismo preporuke i navedite datum preporuke. Arhiviraju se i kopije dokumenata sa nekoliko listova, dok je potrebno staviti pečat s potpisom, datumom i natpisom "Kopija je tačna".
Korak 8
Kofer povežite za privremeno skladištenje u meki uvez, a dokumente za trajnu arhivu u tvrdi uvez. Navesti rokove na sašivenom kućištu.
