Ponekad se ljudi koji koriste pisma za poslovnu komunikaciju pitaju da li je moguće na bilo koji način uticati na odluku adresata. Neki ljudi misle da je to nemoguće; drugi na to pitanje potvrdno odgovaraju. Ko je u pravu? Poslovna prepiska je vrlo osjetljiv posao. Nakon popunjavanja pisma, morate iskazati poštovanje prema adresatu, biti korektni i nenametljivi! Možete utjecati na osobu putem papira, ali za to morate slijediti neka pravila.
Uspostavljanje psihološkog kontakta
Psihološki kontakt u poslovnoj prepisci vrlo je važan, jer je u njegovom odsustvu saradnja gotovo nemoguća. Obavezno se obratite adresi koristeći riječ "Dragi". Nikada ne skraćujte riječi u zaglavlju. Odnosno, ako osobu ne poznajete dobro, možete se prijaviti na sljedeći način: „Poštovani gospodine Petrov“, a ne „Uv. Gospodine Petrov ".
Ako ste prethodno upoznali neku osobu i razgovarali o nekim temama koje se odnose na vaš posao, svakako upotrijebite ovu činjenicu u uvodu. Ako niste upoznati sa adresatom, raspitajte se o njegovoj kompaniji.
Primjer uvoda.
1. Dragi Petre Petroviču! Na poslovnom sastanku koji se održao u restoranu Angara 12. oktobra ove godine, razgovarali smo o temi ulaganja u mala preduzeća.
2. Poštovani gospodine Petrov! Saznali smo da je vaša kompanija lider u regiji Irkutsk u proizvodnji tračnih pila. Naša kompanija se bavi proizvodnjom pilana. Željeli bismo surađivati s vama u budućnosti.
Ako postanete svjesni da je šef organizacije jako zabrinut za svoju reputaciju i traži partnere, možete ga pitati za savjet. Takva osoba rado će pristati pomoći, jer vi možete utjecati na reputaciju kompanije. Vrlo je prikladno surađivati s takvom organizacijom, jer će menadžer pokušati ispuniti sve uvjete ugovora, kako ne bi zaradio negativne kritike.
Pronalaženje argumenata i činjenica
Da biste uvjerili klijenta da ste u pravu, morate pronaći argumente. Oni su srednji, jaki i najjači. Psiholozi savjetuju da se pri sastavljanju pisma pridržavaju slijedećeg slijeda: jak - srednji - najjači.
Oni jaki uključuju sljedeće argumente:
- Prezentacija će predstaviti najnovija dostignuća u opremi za proizvodnju tračnih pila.
- Cijena ponuđene opreme bit će 30% niža od tržišne.
Prosječne činjenice uključuju:
- Učesnici prezentacije imat će priliku vidjeti novu opremu na djelu, kao i dobiti savjete o radu uređaja.
- Garancija za ponuđenu opremu će se povećati za 2 godine.
Oni jaki uključuju sljedeće argumente:
- Na kraju prezentacije održat će se promocija čiji će sudionici pri kupovini opreme moći besplatno dobiti drugu.
Pronalaženje problema adresata
Prije nego što predložite nešto, pokušajte pronaći razlog koji bi čitatelja mogao navesti da koristi vaše usluge ili kupi proizvod od vas. Na primjer, nudite uslugu prijevoza tereta. Pažljivo proučite rad adresata, utvrdite njegovo nezadovoljstvo. Da biste to učinili, možete poslati "špijuna". Takođe možete saznati koju kompaniju koristi. Zatim pronađite negativne aspekte organizacije koja obavlja teretni transport. Pokušajte prepoznati problem koji se može pojaviti tijekom rada s trećom stranom.
Ako nudite opremu bolju od one koju koristi primalac, obavezno o tome pišite u pozivu, pozivajući se na činjenicu da će se s vašim uređajima obim proizvodnje dramatično povećati.
Formuliranje misli
Pokušajte pravilno formulisati svoje misli. Na primjer, psiholozi savjetuju da ne koriste čestice „ne“i „niti“u poslovnoj prepisci.
Primjer.
Pogrešna fraza: 12. oktobra ne bi vam škodilo da posjetite našu izložbu.
Ispravna fraza: 12. oktobra bit će nam drago vidjeti vas na našoj izložbi.
Dizajn slova
Odnos adresata prema vašoj kompaniji ovisi o dizajnu odlazne korespondencije. Poslovna korespondencija uključuje upotrebu poslovnog zaglavlja. Ne biste trebali eksperimentirati sa fontom i veličinom, bolje se odlučiti za standarde, odnosno font Times New Roman i veličinu 12. Iako su to sitnice, ali na psihološkom nivou to ima veliki utjecaj na osobu!
