Važne odluke donete na sastanku, sastanku ili sastanku trebaju se zabilježiti u zapisnik kako bi se mogle izvršiti. Da biste to učinili, prije svega je potrebno pravilno sastaviti protokol, obraćajući veliku pažnju i na oblik i na sadržaj dokumenta. Uprkos nedostatku jednog oblika, ovdje postoje neke osobenosti.
Instrukcije
Korak 1
Pripremite A4 listove papira ili zaglavlje kompanije (za interne dokumente). To će vas uštedjeti od ručnog unošenja svih detalja (naziv organizacije, adresa itd.). U gornju sredinu lista odmah napišite naziv "Zapisnik", a ispod njega, sitnim slovima, ukratko opišite suštinu - glavnu temu sastanka. Navedite datum i lokaciju događaja. Sada krenite s popunjavanjem obaveznog uvodnog dijela koji se odnosi na spisak učesnika sastanka koji su direktno uključeni u donošenje općih odluka.
Korak 2
Na početku napišite prezime, ime, prezime i mjesto vođe (predsjedavajućeg sastanka). U istom formatu navedite detalje sekretara koji će voditi zapisnik sa sastanka. Dalje, u odjeljku „Prisustvovali“navedite sve koji su učestvovali na sastanku (puno ime i prezime, radno mjesto). U slučaju velikog broja učesnika, čija lista neće stati na stranicu, navedite njihov ukupan broj, priloživši potpunu listu u zaseban dokument. Ne zaboravite napraviti vezu do nje na kraju protokola u odjeljku "Dodatak". Postavite odjeljak "Dnevni red" kao sljedeći blok u zapisniku. Ovdje, na numeriranoj listi, navedite sva izdanja za ovaj sastanak.
Korak 3
Popunite sadržaj protokola strogo poštujući redoslijed naveden u dnevnom redu. Svaki od odlomaka treba sadržavati tri odjeljka. U prvom od njih („Slušano“) navedite tekstove izvještaja i obavezno navedite imena i inicijale, kao i položaje govornika. U odjeljku „Govornici“, u sličnom formatu, naznačite druge učesnike sastanka koji su uzeli riječ tokom diskusije. U sljedećem odjeljku pod naslovom „Odlučeno“, nabrojite odluke koje su donesene tokom rasprave, navedite broj glasova danih „protiv“, „za“ili „suzdržan“. Zatim stavite potpise predsjedavajućeg i sekretara sastanka.
