Oni dokumenti koji dolaze od određenih entiteta i sadrže sve potrebne detalje prepoznaju se kao službeni. U isto vrijeme, u teoriji prava postoji nekoliko pristupa definiciji službenog dokumenta.
Utvrđivanje znakova službenog dokumenta od velike je važnosti za granu krivičnog prava, jer u Krivičnom zakoniku Ruske Federacije postoje krivični deli povezani sa ovim konceptom. U teoriji krivičnog prava koriste se dva glavna pristupa za dešifriranje pojma "službeni dokument".
Prvi pristup smatra se uskim i povezuje službene dokumente sa njihovim izvorima. U skladu sa ovom teorijom, samo oni dokumenti koji dolaze od državnih, opštinskih organa mogu biti zvanični. U današnje vrijeme popularniji je široki pristup prema kojem službeni dokumenti mogu dolaziti iz javnog, komercijalnog ili čak privatnog sektora, odnosno izvor njihovog porijekla nije bitan.
Pravilna registracija i certifikacija
Jedna od glavnih karakteristika službenog dokumenta je pravilno izvršenje i ovjera. Ako su određena pravila za obradu dokumenata predviđena regulatornim pravnim aktima, tada službeni dokument mora biti u skladu s njima (na primjer, pravila za ovjeru dokumenata, pravila za izdavanje punomoći).
Ako ne postoje posebna pravila, tada je za priznavanje dokumenta službenim dovoljno udovoljavanje općim zahtjevima za njegovu registraciju. Ovi zahtjevi obično uključuju uvjet da su prisutni svi potrebni detalji (pečat, potpis, pečat određene vrste, službeni list ili zaglavlje).
Znakovi sadržaja službenog dokumenta
Ispravno izvršenje i ovjeravanje službenog dokumenta je njegov formalni znak, međutim, u trenutnoj sudskoj praksi prisustvo značajnog znaka takođe se prepoznaje kao obavezan uslov. Označeni znak je da službeni dokument mora na određeni način uticati na pravne odnose. Može stvoriti određena prava ili nametnuti određene odgovornosti.
Pored toga, neki službeni dokumenti potvrđuju pravne činjenice koje povlače nastupanje određenih posljedica (ovu imovinu posjeduje većina procesnih dokumenata). Jedinstvo formalnih i materijalnih obilježja, od kojih svaka mora biti prisutna u službenom dokumentu, čini moderno tumačenje ovog pojma u pravnoj teoriji i praksi.
