Kancelarijski rad važan je dio aktivnosti svakog preduzeća, što vam omogućava vođenje evidencije svih administrativnih i poslovnih dokumenata. Zaposlenik ili cijela jedinica čiji zadaci uključuju i uredski rad postoje u svakom preduzeću, bez obzira na oblik vlasništva. Kompetentno izveden kancelarijski rad garancija je dobro koordiniranog rada celokupnog preduzeća i njegovog brzog reagovanja na promene u poslovnim i tržišnim uslovima.
Čemu služi kancelarijski posao?
Prije ili kasnije, nakon početka aktivnosti, svako se preduzeće suočava sa potrebom da organizuje rad s dokumentima, koji su osnovni alat upravljanja, jer se uz njihovu pomoć vrši prijenos smjernica i prenose odluke o upravljanju određenom izvođaču. Sistem kancelarijskog rada u preduzeću osmišljen je tako da osigura standardizaciju i ujednačenost dokumentacije, organizuje njeno računovodstvo i skladištenje kako bi se olakšao rad sa poslovnim dokumentima. Funkcije sistema kancelarijskog rada uključuju:
- kompetentna organizacija toka posla, osiguravajući brz prenos dokumenata najkraćim putem uz minimalnu potrošnju vremena, omogućavajući vam da pravovremeno kontrolirate prolazak bilo kog dokumenta i njegovo izvršenje;
- automatizovani sistem za registraciju i računovodstvo sve dolazne, odlazne i interne dokumentacije;
- arhiviranje dokumenata, što omogućava njihovu sistematizaciju prema formalnim kriterijima i formiranje u slučajeve;
- stvaranje nomenklature predmeta - sistem kodeksa prema spiskovima zaglavlja predmeta, olakšavajući njihovu sistematizaciju i određujući rokove čuvanja arhiva utvrđenih zakonskim ili industrijskim propisima.
Ako su sve ove funkcije rada s protokom dokumenata u poduzeću implementirane, možemo reći da je sistem kancelarijskog posla ispravljen i radi po potrebi.
Organizacioni i pravni aspekti
Bilo koji dokument koji sadrži podatke o preduzeću smatra se poslovnim dokumentom i, prema tome, za njega se utvrđuju pravne posljedice, tj. ovaj dokument se već može iznijeti na sudu prilikom rješavanja nastalih sukoba i kontradikcija. Stoga bi se obavljanje kancelarijskog posla trebalo izvoditi na osnovu regulatornih dokumenata - posebno razvijenih uputstava, verifikovanih od strane pravne službe i odobrenih od strane čelnika preduzeća. Ova uputa nije samo priručnik, već i dokument koji je obavezan za izvršenje, pa se sve zainteresirane osobe moraju upoznati s njim protiv potpisa.
Oblici dokumenata, u skladu sa kojima preduzeće obavlja svoje aktivnosti, moraju biti standardizovani. Sastav detalja koji moraju biti naznačeni na obrascima određuje se u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentarni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju . Isti standard takođe uspostavlja zahteve za dizajniranje poslovne i administrativne dokumentacije.
