Prateći dokumenti sastavljaju se kako bi se potvrdila otprema broja dokumenata, robe i drugih materijalnih vrijednosti koji su u njima naznačeni. Takođe, prateći dokumenti koji se odnose na prevoz robe mogu sadržavati i druge podatke.
Predajno pismo
Preneseni službeni dokumenti gotovo su uvijek popraćeni motivacionim pismom. Sadrži detalje o pošiljaocu, primaocu, opis dokumenata i materijala koji se šalju. Takođe je poželjno napomenuti koliko se listova sastoji od poslanog dokumenta. Propratno pismo sastavljeno je kao zaseban dokument na dva lista, od kojih jedan ostaje pošiljaocu. U organizacijama su odlazni broj i datum utisnuti na propratna slova. Ove mjere su neophodne kako bi se osiguralo da adresat prima sve dokumente u potpunoj sigurnosti. To je u određenoj mjeri i osiguranje pošiljaoca.
Prateća dokumenta za prevoz robe
Prilikom prijevoza, otpremni dokumenti služe kao prateća dokumenta, kao i pisani ugovor o prevozu. Oni su predstavljeni u obliku željezničkog tovarnog lista za željeznički prijevoz, tovarnog lista za zračni prijevoz, putnog lista za drumski transport i teretnice za pomorski prijevoz.
U tovarni list se unose potrebne informacije o teretu (njegovo ime, količina, način određivanja težine itd.), Pošiljatelj, primalac, udaljenost prevoza i njegova vrijednost. To je glavni prijevozni dokument i određuje odnos pošiljatelja, prijevoznika i primatelja.
Teretnica je takođe obezbeđenje kojim se potvrđuje pravo njenog imaoca da raspolaže teretom navedenim u teretnici i primi teret nakon prevoza. Na osnovu otpremne isprave prevoznik sastavlja teretnicu, u kojoj pošiljatelj navodi ime pošiljaoca i primaoca, potrebne podatke o otpremljenom teretu, količinu prevoza (tereta). Za netačnost podataka i sve posljedice povezane s tim, pošiljatelj tereta odgovara prevozniku.
Teretnica potvrđuje prihvatanje robe za prevoz i prati je tokom čitave rute. Dalje, zajedno sa robom, prevoznik prenosi primaocu.
Teretnica u svim vrstama prevoza, osim u železničkoj, sastavlja se u tri ili više primjeraka, tako da svaka stranka ima kopiju teretnice u slučaju sporova.
Pošiljatelj tereta mora prevozniku, pored teretnice, dostaviti i sve dokumente potrebne za sanitarna, carinska, karantinska i druga pravila.
