U procesu rada i pripreme dokumenata, važna uloga se dodjeljuje njihovom odobrenju, koje može biti interno, ako dokumente odobravaju odjeli same organizacije ili eksterno, povezano sa odobravanjem dokumenata od strane drugih institucija. Pravno ispravno dogovoren dokument daje pravo na poduzimanje radnji predviđenih zakonima, normama i pravilima. Dokumenti koji su prošli proceduru odobrenja su zapečaćeni ili pečatirani.
Instrukcije
Korak 1
Radeći kao zaposlenik u organizaciji, čija odgovornost uključuje interno i eksterno odobravanje dokumenata, potrebno je imati jasne informacije o tome koji su odjeli kompanije odgovorni za njihovo odobrenje.
Korak 2
Napravite listu dokumenata koje će trebati odobriti tokom čitavog perioda rada. Budite jasni u vezi sa odjelima koji su odgovorni za njihovo odobrenje. Napravite tabelu koja će naznačiti vrste dokumenata koji podležu obaveznom odobrenju, odeljenja odgovorna za obavljanje ovog posla, radna mesta, prezimena, imena, patronimika zaposlenih, njihove telefone i adrese e-pošte.
Korak 3
Odlučite se za dokument koji treba odobriti. Napravite plan, navodeći redoslijed kojim kontaktirate odjele u vašoj organizaciji. Rokove za završetak posla saznajte razgovorom sa svakim zaposlenikom svih odjela kompanije odgovornim za odobrenje dokumenta.
Korak 4
Pažljivo obratite pažnju na uslove odobravanja dokumenta, brzo odgovorite na sve promene koje je na njemu izvršio zaposlenik odeljenja. Ako sumnjate u uređivanje dokumenta, obavezno se posavjetujte sa stručnjacima organizacije, pojašnjavajući sve nijanse. To će vam pomoći da smanjite vrijeme odobrenja u budućnosti i omogućit će vam pravnu ispravnu izradu dokumenta.
Korak 5
U svaki odjel organizacije, nakon prolaska postupka odobravanja, na dokument se stavlja viza. To može biti pečat odjela ili pečat „Odobreno“sa naznakom položaja, imena i potpisa zaposlenika. Svakako se pobrinite da ga svaki zaposlenik odgovoran za odobravanje dokumenta pravilno potpiše. U suprotnom, neće ga potpisati šef organizacije.
Korak 6
Posljednja veza za potvrdu dokumenta je čelnik preduzeća. Smatra se da je dokument zakonski dogovoren samo ako ga potpisuje uprava, zaposlenici svih odjela, pečat ili pečat preduzeća.
Korak 7
Kada vanjska koordinacija dokumenata zahtijeva njihovo odobrenje od strane različitih institucija, pogledajte listu organizacija kojima se morate prijaviti. Saznajte detaljne informacije o odjelima, njihovim zaposlenicima koji su uključeni u koordinaciju. Pozovite ih ili pošaljite e-poštu, navodeći potrebnu listu dokumenata. Dogovorite se o vremenu sastanka.
Korak 8
Pripremite listu pitanja u vezi sa vremenom odobrenja i postupkom za unošenje promjena za zaposlene u instituciji uključene u eksterno odobravanje dokumenata. Dajte službenu izjavu u propisanom obliku, navodeći spisak dokumenata koji se dogovaraju. Kontrolišite vrijeme odobravanja dokumenata i ispravnost njihovog izvršenja.
