Komunikacija je danas nezamisliva bez poslovnih pisama. Poslovna korespondencija je pisani dijalog koji pomaže organizacijama i građanima da riješe najvažnija pitanja za svoj život i rad. Žanrovski i tematski opseg poslovne korespondencije je raznolik. Najčešća pisma danas su zahtjevi. Teško je moguće navesti sve situacije koje povlače potrebu za pisanjem takvih pisama. U isto vrijeme postoje predlošci, standardi koji će olakšati sastavljanje bilo kojeg zahtjeva.
Instrukcije
Korak 1
U jednostavnoj situaciji, ako adresata nije potrebno informirati o pozadini problema, da bi se uvjerio u potrebu pomoći, zahtjev se navodi odmah, kratko i jasno: „Pitam vas (šta i zašto)”. U slučaju „skupog“, „složenog“zahtjeva, potrebno je razumno objasniti razlog zahtjeva: zašto, u vezi sa čime, u koju svrhu autor pisma traži pomoć.
Korak 2
Sastav pisma zahtjeva je sljedeći:
- uvod (iznošenje činjenica, događaja koji su oblikovali situaciju - razlog za pisanje);
- opravdanje (obrazloženje glavnih razloga koji su uz zahtjev uputili žalbu);
- zaključak (sam zahtjev).
Varijanta jednostavnog pisma zahtjeva slična je obrascu prijave (lično ili u ime tima). U isto vrijeme, izjava zahtjeva je ovdje prikladna:
- od prvog lica (jednina) - "Molim te" …
- od prvog lica (množina) - "Molim te" …
- od treće osobe (jedinstveni broj) - "Zahtjevi za administraciju" …
- od trećeg lica (množina) - niz imenica sa zbirnim značenjem.
Korak 3
Pri opisivanju razloga za žalbu koriste se sljedeći izrazi: u vezi sa …, uzimajući u obzir …, na osnovu rezultata …, s obzirom na neslaganje … itd. Kako bi se osiguralo …, kako bi se izbjeglo … Kada se govori o osnovi zahtjeva: prema vladinoj uredbi, prema protokolu, u vezi s kontaktiranjem s nama, u skladu s prethodno postignutim sporazumom, na osnovu našeg telefonski razgovor, na osnovu usmenog dogovora itd. …
