Aktivnosti mnogih preduzeća povezane su sa zaključivanjem ugovora o isporuci robe, kupovini sirovina i komponenata. Svaka kompanija zaključuje ugovore sa zaposlenima. Kako bi se dokumentacija učinila lakšom, široko je raširena praksa vođenja širokog spektra računovodstvenih dnevnika. U takav je dnevnik prikladno zabilježiti, na primjer, hronologiju kretanja pojedinih dokumenata i detalje ugovora.
Potrebno
- - dnevnik računovodstva ugovora;
- - ugovori.
Instrukcije
Korak 1
Razviti obrazac za vođenje evidencije o ugovorima. Trebao bi odražavati specifičnosti preduzeća i biti jednostavan za upotrebu. U velikom preduzeću takav oblik časopisa možete odobriti posebnom naredbom, dopunjavajući ga preporukama za popunjavanje dokumentacije.
Korak 2
Dizajnirajte naslovnu stranicu časopisa. Ovdje unesite naziv dokumenta. Odrazite naziv kompanije i sve potrebne detalje. Unesite datum početka bilježenja. U velikoj kompaniji preporučljivo je voditi zaseban dnevnik ugovora za svaku strukturnu jedinicu. Broje stranice časopisa, po potrebi ga spajajte i stavite pečat organizacije.
Korak 3
Podijelite radne stranice časopisa u nekoliko stupaca, čiji će se broj odrediti prema vašim potrebama i specifičnostima ugovora. Navedite kolone za serijski broj dokumenta, datum ugovora i njegovo istekanje. Zasebna kolona sadrži kratku naznaku predmeta ugovora. U časopis uključite i osobe odgovorne za ispunjavanje ugovornih obaveza.
Korak 4
Ako mislite da će elektronički oblik časopisa biti prikladniji, razvite vlastiti softverski proizvod za snimanje ugovora ili naručite ovaj posao od specijalizovane organizacije. U nekim slučajevima u tu svrhu možete koristiti program proračunskih tablica Microsoft Excel.
Korak 5
Odredite službenika koji će biti odgovoran za vođenje dnevnika. Tipično je da je ta osoba zaposlenik u kadrovskom odjelu preduzeća ili zaposlenik u pravnom odjelu.
Korak 6
Neka vam bude pravilo da sistematski vodi evidenciju o ugovorima, odražavajući dokumentaciju u njemu kontinuirano, a ne od slučaja do slučaja. To će omogućiti menadžmentu preduzeća da ima potpunu sliku procesa koji se odvijaju u kompaniji i pružiće priliku za brzu navigaciju u gustom protoku dokumentacije.
