Organizacija konferencije zahtijeva pažljivu pripremu. Podjelom ovog procesa u faze možete smanjiti troškove rada na visokom nivou događaja.
Potrebno
Računalo sa pristupom Internetu i programima pomoći za grad, telefon
Instrukcije
Korak 1
Odlučite o temi konferencije, broju potencijalnih sudionika, vremenu i predavačima. Pregovarajte s predavačima kako biste dobili saglasnost za govor.
Korak 2
Na osnovu teme i planiranog broja sudionika, potrebno je odabrati opcije za mjesta konferencije. To mogu biti domovi kulture, konferencijske sale hotela, restorana, rekreacijskih centara i još mnogo toga. Izbor se vrši pretraživanjem na Internetu i raznim gradskim imenicima, na osnovu dobijenih podataka formira se tablica potencijalnih mjesta, naznačujući ime, adresu, broj telefona, broj mjesta, cijenu i dostupnost potrebna oprema (na primjer, projektor, platno, mikrofon).
Korak 3
Nazovite rezultirajuću bazu podataka o potencijalnim mjestima i pojasnite, ako je moguće, željenim danima troškove najma, dostupnost dodatnih usluga (na primjer, organiziranje švedskog stola). Kao rezultat, odaberite mjesto i datum.
Korak 4
Razvijte korporativni stil konferencije (simbol, slogan, boje itd.) I odlučite se za potrebne proizvode (markirane bilježnice, olovke, pozivnice, majice i još mnogo toga). Naručite proizvode za događaj u suvenirnicama. Takođe formirajte planirani program.
Korak 5
Pošaljite pozivnice potencijalnim učesnicima na memorandumima e-poštom ili pomoću nestandardnog rješenja pomoću kurira / pošte (na primjer, na konferenciju o cvjećarstvu u obliku cvijeta od tkanine na dizajnerskom kartonu).
Korak 6
Registracija učesnika, detalji programa, pomoć u transferu i izboru smještaja (ako je potrebno). Rad sa kooperantima za organizaciju švedskog stola, fotografiranje i još mnogo toga.
Korak 7
Uoči događaja provjerite spremnost dvorane - oprema, suveniri, organizacija švedskog stola i još mnogo toga.
Korak 8
Tokom događaja potrebno je koordinirati rad kooperanata: promotora, ugostiteljskih službi, fotografa i još mnogo toga.
Korak 9
Nakon konferencije, pošaljite e-mail sa zahvalnicom za učešće na događaju, možete zatražiti povratne informacije.
