Sastanak je sastanak uskog kruga ovlaštenih predstavnika, vodećih stručnjaka, radne grupe posvećene rješavanju svih hitnih pitanja. Ovo je minijaturni sastanak, pa sastanak ima svog predsjedavajućeg - osobu koja će ga voditi.
Instrukcije
Korak 1
Sastanak se može održati planirano sa odobrenom regularnošću ili biti spontan, okupljen radi rješavanja nagomilanih tekućih problema ili viših okolnosti farse. U svakom slučaju, sastankom predsjeda službenik službeno imenovan na ovo mjesto. U stvari, sastanak se održava kako bi se stručnjacima pružila prilika da izraze svoje mišljenje o određenom pitanju i donesu kolegijalnu odluku.
Korak 2
Neophodno je obavijestiti sve one koji bi trebali biti prisutni na sastanku, njegov dnevni red: temu i listu pitanja o kojima treba raspravljati, kao i vrijeme i mjesto sastanka. To se može učiniti telefonskim porukama ili putem pravnih obavijesti. U pravilu se utvrđuje sastav učesnika na sastancima, ovlaštenih za rješavanje određenih pitanja. Stoga na sastanku mora postojati kvorum koji osigurava legitimnost odluka donesenih na njemu. Prije početka sastanka mora se popuniti popis učesnika. Ako postoji kvorum, tada se može započeti sastanak.
Korak 3
Moderator sastanka trebao bi ga otvoriti uvodnim govorom, naznačujući temu i navodeći pitanja koja treba riješiti, te zatvoriti sastanak, rezimirajući njegov ishod. Njegovo je pravo dati riječ sljedećem govorniku, postaviti pitanja na glasanje i objaviti donete odluke. Takođe je dužan da održava red tokom vođenja sastanka i izdaje naredbe po redosledu njegovog vođenja.
Korak 4
Neosporno pravo voditelja je i prekid snimanja onih koji žele da govore, ograničavajući vreme njihovog govora i broj izjava o istom pitanju. Ako se prekrše red i pravila sastanka, moderator može prekinuti ili zatvoriti raspravu i zatvoriti ili obustaviti sastanak.
Korak 5
Tokom sastanka, moderator mora osigurati kompletiranje protokola koji je sastavljen u toku i rezultatima ove menadžerske akcije. Protokol je namijenjen dokumentovanju i formalizaciji kolegijalne rasprave o pitanjima i donesenim odlukama.
