Postoji mišljenje da je sastanak događaj koji se može pripremiti spontano. Zapravo, ovaj oblik poslovne interakcije zahtijeva ozbiljnu administrativnu obuku.
Tema sastanka
Razlog sastanka treba formulisati inicijator. Ni u kom slučaju nije uvijek najvažniji učesnik sastanka u tom svojstvu. Na osnovu činjenice da sastanci mogu biti unutar korporacija i uz uključivanje širokog spektra pozvanih, važno je definirati temu na takav način da može privući sve ljude potrebne za dijalog.
Tehničkom formulacijom teme obično upravlja administrativno osoblje ili direktno sekretar sastanka. Dnevni red sastanka sledi iz zadate teme. Ovaj dokument uključuje sva pitanja koja su planirana za raspravu. Po prethodnom dogovoru za svako pitanje dodjeljuje se govornik kojem se određuje vremensko ograničenje za njegov govor bez uzimanja u obzir rasprave. Termin rasprave posebno je utvrđen dnevnim redom.
Za bolje razumijevanje problema neće biti suvišno pripremiti brošuru koja uključuje kratke reference, statistiku ili bilo koje druge informativne informacije. Sekretar takve materijale priprema sa svakim govornikom posebno.
Završna faza pripreme dokumentaraca je izrada nacrta odluka o svakom pitanju. Ovaj dokument predstavlja rješenja koja su predložili izvjestitelji na osnovu rasprave. Snimaju završne rečenice koje su iznijeli govornici. Ako se učesnici ne slažu s opcijom u nacrtu odluke, tajnik ispravlja dokument.
Pozvane osobe
Dnevni red u velikoj mjeri određuje približni spisak osoba koje treba pozvati da se pozabave postavljenim pitanjima. Dakle, produktivan način je pozivanje ljudi koji imaju suprotno gledište sa govornikom. U ovom slučaju, sastanak služi kao „okrugli sto“za strane u spornoj situaciji.
Učesnici sastanka obaveštavaju se bilo kojim dostupnim načinom - telefonskim pozivom, e-poštom ili ličnim pozivom. Cjelokupni paket dokumenata mora se unaprijed predati svim učesnicima kako bi imali mogućnost unaprijed se upoznati s materijalima.
Vođenje sastanka
Na sastanku mora učestvovati sekretar. Njegov je zadatak sastaviti protokol nakon rasprave. U izradi dokumenta nije bitna doslovna tačnost snimanja rasprave, već refleksija ključnih govora i konkretnih prijedloga.
Kako bi se isključila moguća odstupanja, bolje je snimiti tok sastanka na diktafon. Svi sudionici moraju biti obaviješteni o početku snimanja.
