Odlaganje dokumenata vrlo je složen i dugotrajan proces. U pravilu se u arhivima organizacija akumulira mnogo dokumenata koji se nakon isteka roka zastare moraju zbrinuti, odnosno uništiti. Vrlo je važno pravilno popuniti svu dokumentaciju koja se odnosi na uništavanje arhive. Jedan od glavnih dokumenata je akt.
Instrukcije
Korak 1
Prvo, treba napomenuti da prije uništavanja dokumenata morate ih izvršiti na popisu, odnosno dvaput provjeriti sve datume, dostupnost i tajnost. Postoje dokumenti koje treba ne samo baciti, već ih spaliti (ili uništiti u drobilici), kako ne bi otkrili poslovne tajne.
Korak 2
Obavezno napravite popis dokumentacije koja se odlaže. Takođe, naredbom odredite osobe koje će biti uključene u stručnu komisiju. Među njima izdvojite predsjednika odgovornog za prijenos dokumenata u računovodstvo.
Korak 3
Sam akt o raspolaganju dokumentima kojima je istekao rok zastarelosti nema jedinstveni oblik. Stoga ga možete sastaviti u bilo kojem obliku.
Korak 4
Prvo navedite detalje o organizaciji, oni se mogu nalaziti i u gornjem desnom i u lijevom uglu. Ovdje navedite naziv organizacije prema konstitutivnim dokumentima, strukturnoj jedinici, bankovnim podacima, adresi i kontaktima.
Korak 5
Nešto dolje s desne strane napišite „Odobravam“, dolje naznačite menadžera i ostavite polje pod njegovim potpisom i datumom sastavljanja.
Korak 6
Ispod, u središtu, napišite "Zakon o dodjeli i uništavanju dokumenata kojima je istekao rok važenja". Nakon toga, u donjem redu, navedite osnovu, odnosno red (poredak) glave. Zatim navedite osobe stručne komisije, navodeći njihova imena i položaje.
Korak 7
Zatim napišite otprilike ovako: "Stručna komisija, vođena (spisak, inventar), dodijelila je dokumente za uništavanje koji su izgubili zastaru." Zatim navedite podatke u obliku tabele, koja treba sadržavati stupce kao što su serijski broj, datum dokumenta, naslov, objašnjenje, broj dokumenata, broj dokumenta u popisu (popisu).
Korak 8
Nakon tabele sažeti, odnosno navesti broj dokumenata koji se trebaju reciklirati. Dalje, akt moraju potpisati svi članovi komisije. I predsjedavajući mora potpisati da će dokumenti u cijelosti biti predati na recikliranje. Na kraju stavite datum sastavljanja i sve zapečatite plavim pečatom pečata organizacije.
