Prisustvo pečata na dokumentu ukazuje na njegovu važnost, autentičnost i službeni status. Međutim, tokom aktivnosti preduzeća, s vremena na vrijeme, postavljaju se pitanja gdje i kakvu vrstu pečata treba staviti.
Prije svega, pravila za postavljanje pečata ovise o vrsti i priboru. Tako je službeni pečat sa likom dvoglavog orla stavljen na dokumente državnih institucija. Komercijalne organizacije i individualni preduzetnici ovjeravaju dokumente standardnim okruglim pečatom koji sadrži ime (prezime, ime i prezime), podatke o registraciji i, po želji, logotip kompanije, dokumente, zaključivanje ugovora, izvršenje naloga za plaćanje i čekove, službene pisma, punomoći itd., možete napraviti dodatna: za upite, financijske dokumente, odjel za ljudske resurse. Istovremeno, na otisku treba naznačiti njihovu svrhu. Glavnim pečatom se ovjeruju potpisi prvih osoba - direktora i njihovih zamjenika, a dodatnih - zaposlenih u relevantnim službama (računovodstvo, kadrovska služba itd.). Otisak mora biti postavljen na takav način da djelomično bilježi naslov položaja osobe koja je potpisala dokument, a detalji o potpisu i pečatu su jasno vidljivi. Državni sistem podrške dokumentaciji za upravljanje (GSDOU), odobren naredbom SSSR-a Glavarchive 23. maja 1988. godine, predviđa spisak dokumenata na kojima se stavlja glavni ili službeni pečat. Ne postoji novije izdanje, ali što se odnosi na sadašnji trenutak, izgleda ovako: - djela, - punomoći, - ugovori; - zaključci, pregledi; - prijave (za akreditiv; o odbijanju prihvatanja, potraživanja itd.); - putne potvrde; - uzorci otisaka pečata i potpisa; - pisma; - nalozi za plaćanje, zahtjevi, čekovi, za prijenos valute itd.; - propisi o organizaciji; - registri; - procjene troškova; - sporazumi; - potvrde (arhiv, limit, o uplati iznosa osiguranja, itd.); - specifikacije; - spiskovi naslova; - certifikati; - povelje organizacija; - stolovi osoblja. Da bi se isključili mogući nesporazumi prilikom upotrebe pečata, preporučljivo je da preduzeća sama odrede listu dokumenata, kao i spisak osoba i uzorci potpisa za koje je potreban pečat. Pored toga, postoje objedinjeni oblici dokumenata s potrebnim "M. P." - mesto štampe. U takvim slučajevima obično nema pitanja o tome gdje staviti pečat, ali se mora poštivati opće pravilo: otisak mora biti jasan i čitljiv.
