Svi dokumenti organizacije moraju biti pravilno uskladišteni. Jasan sistem omogućava vam trenutno pronalaženje pravog papira. Neke vrste dokumenata imaju svoja pravila skladištenja, na primjer, za narudžbe.
Potrebno
fascikle, kutije, papir, računar
Instrukcije
Korak 1
Stvorite dnevnik narudžbi u kojem će se evidentirati sve narudžbe za organizaciju. Časopis mora biti nužno uvezan i numeriran, što isključuje postskripte ili brisanje stranica.
Korak 2
Časopis mora sadržavati određene kolone. Približni sadržaj stupaca može biti sljedeći: stupac u kojem je redom naznačen broj unosa, stupac s datumom naloga, stupac sa sažetkom naloga, stupac s brojem naloga, stupac u kojem zaposlenik ostavlja trag pri upoznavanju s ovom narudžbom. Pored toga, može se dodati stupac koji pokazuje mjesto narudžbe (mape ili okvira).
Korak 3
Sve naredbe treba razvrstati u mape: naredbe za prijem i otpuštanje zaposlenih (nalozi za osoblje), naredbe koje odražavaju poticaje zaposlenika, slanje na službena putovanja i odmore, naloge koji odražavaju glavne aktivnosti organizacije. Ako narudžbe imaju izvrsne periode čuvanja, za njih se kreiraju zasebne mape.
Korak 4
Sistem za skladištenje naloga mora biti jasan, sistematiziran i osigurati kontinuitet brojeva dodijeljenih narudžbama. To je posebno tačno kada se nalog povuče zbog posla. Preporučuje se da napravite fotokopiju zaplijenjenog naloga kako biste izbjegli zabunu.
Korak 5
Sve narudžbe moraju biti otisnute na zaglavlju organizacije. U ovom slučaju pečat na narudžbi nije potreban. Ako je narudžba otisnuta na običnom listu papira, tada na njoj mora biti pečat organizacije.
Korak 6
Ako je preduzeće usvojilo elektronski sistem za čuvanje naloga, on mora biti ujednačen u celoj organizaciji. Zaposleni koji imaju pravo staviti svoj potpis na ove dokumente moraju imati pristup elektroničkim nalozima. U ovom je slučaju vrlo zgodno koristiti EDS (elektronski digitalni potpis). Preporučuje se ispis dnevnika naloga u svakom slučaju.
