Nalog je dokument od velike praktične važnosti. Ukazuje na neke specifične radnje: zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika, disciplinske mjere, potrebu za uvođenjem nove tehnologije i još mnogo toga. Službenik mora osigurati čuvanje ove vrste dokumenata i mogućnost brzog pronalaženja pravog. Za to se svakoj narudžbi dodjeljuje jedinstveni identifikacijski broj.
Potrebno
- - porudžbine;
- - dnevnik;
- - uputstva o vođenju kadrovskih evidencija;
- - 2 ili 3 foldera.
Instrukcije
Korak 1
Obrazac za registraciju naloga nije strogo regulisan zakonom. Postoji standardna uputa koju je Rosarkhiv objavio 27. novembra 2000. godine, koja kaže da bi se numeriranje naredbi od strane osoblja i glavnih aktivnosti trebalo provoditi odvojeno u roku od kalendarske godine. Ako radite u maloj firmi, u kojoj sekretarica obavlja i poslove referenta, pokrenite 3 fascikle i 3 dnevnika za registraciju.
Korak 2
Sastavite uputstva za rad u kancelariji. Može se sastojati od samo nekoliko predmeta. Navedite koje narudžbe treba čuvati 5 godina, a koje 75. Napišite u koje se nizove dijele nalozi za vaše poduzeće i kako ste odlučili da ih odredite. Nalozi za glavnu aktivnost obično se numerišu rednim brojem, a nalozi osoblja - brojem i slovom. Na primjer, broj može izgledati kao "Narudžba br. 2-l / s" ili "Narudžba br. 2-k". Zamislite različite oznake za dokumente s različitim vijekom trajanja. Na primjer, kratkoročno se može označiti kao osoblje, a dugoročno - kao osoblje.
Korak 3
Podijelite narudžbe osoblja na 2 dijela prema vijeku trajanja. Dokumenti o pružanju redovnog ili obrazovnog odsustva, kratkotrajnog službenog putovanja, podsticaja i disciplinskih sankcija čuvaju se 5 godina. Pošaljite naloge za zapošljavanje, premještaj, otkaz, duga službena putovanja i duge odmore u drugu mapu. Na naslovnice registratora napišite ime mape i datum isteka. Odvojeno popunite naloge za glavnu aktivnost
Korak 4
U velikim firmama naloge izdaju različite službe. Dokumentaciju za glavnu djelatnost, po pravilu, čuva sekretar, a za osoblje - kadrovski odjel. U skladu s tim, svaka ima svoju mapu i svoje knjigovodstvene knjige. HR stručnjaku je dovoljno da pokrene 2 knjige i 2 mape, dijeleći dokumente prema rokovima čuvanja. Međutim, s vrlo velikim protokom dokumenata, svaka mapa je često podijeljena prema vrstama naloga. Ako je vaše poduzeće usvojilo zaseban sistem za pohranu, i dalje numerirajte narudžbe u redoslijedu i registrirajte ih u jednom dnevniku.
Korak 5
Nalozi za glavnu djelatnost mogu se odnositi ne samo na cijelu kompaniju, već i na pojedinačna odjeljenja. Razviti kod za svaki odjel ili odjel. To može biti slovo ili broj. Ne zaboravite da bi se određivanje naloga za glavnu djelatnost trebalo razlikovati od onoga što je prihvaćeno u upravljanju kadrovskim evidencijama vaše kompanije. U ovom slučaju, numeriranje se uklapa u opći niz "glavne aktivnosti".
