U bilo kojoj organizaciji, čak i maloj, izdaje se i pohranjuje mnogo različitih naloga i naloga. Ako su svi oni registrirani i pohranjeni u jednu stvar, prije ili kasnije to će dovesti do zabune. A predstavnici inspekcijskih tijela teško da će odobriti takvo vođenje evidencije.
Instrukcije
Korak 1
Da biste pravilno podijelili naloge izdate u poduzeću, morate se voditi sljedećim dokumentima:
- odobrio Rosarkhiv "Lista tipičnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacije, naznačujući vrijeme skladištenja";
- upute za rad u kancelariji (izradilo upravno tijelo).
Na osnovu ovih dokumenata, u svakom preduzeću treba razviti nomenklaturu slučajeva. Na osnovu njega dijele se naredbe, uputstva i drugi dokumenti.
Ovisno o veličini preduzeća i njegovoj strukturi, razvijena nomenklatura predmeta može se podijeliti na odjele s naznakom slovnog koda ili može biti općenita.
U svakom slučaju, svi nalozi u preduzeću uslovno su podijeljeni na naloge za glavne i ekonomske aktivnosti i naloge za osoblje.
Korak 2
Naloge za glavne i ekonomske aktivnosti, po pravilu, čuva sekretar (osim ako nije drugačije određeno posebnim nalogom). Takođe je odgovoran za registraciju, čuvanje i arhiviranje ovih naloga.
Dokumenti se razlikuju u pogledu vremena čuvanja. Nalozi za glavnu delatnost preduzeća (za organizacionu strukturu, za odobrenje stola osoblja, za unošenje promena u njega, itd.) Imaju linije za skladištenje - stalno. Na kraju kalendarske godine predaju se u arhivu preduzeća.
Nalozi o ekonomskim i operativnim pitanjima čuvaju se 5 godina. Oni su uzastopno numerirani bez slova. Ako je obim izdanih naloga u preduzeću velik, tokom godine oni se dijele na količine. Nakon isteka perioda skladištenja, oni se uništavaju registracijom odgovarajućeg akta.
Korak 3
Nalozi za osoblje sastavljaju se i čuvaju u odeljenju za upravljanje kadrovima preduzeća. Također se razlikuju u roku trajanja.
Poseban slučaj su naredbe za prijem, otpuštanje i premještanje sa rokom čuvanja od 75 godina. Ovdje se podnose i nalozi za promjenu prezimena, dugotrajno službeno putovanje, dugoročni privremeni premještaj zaposlenih itd. Ti dokumenti su registrirani u časopisu, imaju kontinuirano numeriranje i slovnu oznaku (najčešće "ls", "k"). Na kraju godine, takve se narudžbe sašiju u jednu mapu zajedno sa evidencijskim registrom i predaju u arhivu.
Korak 4
Nalozi za godišnji odmor (redovni, bez plaćanja, itd.), Kratkoročna službena putovanja i transferi sastavljaju se u posebnom dosijeu, čuvaju se 5 godina. Brojenju naloga dodaje se slovo (na primjer, "o" ili kod odjeljenja).
Narudžbe za preuzimanje imaju isti period skladištenja. Međutim, preporučljivo ih je čuvati odvojeno, kao praćeni su materijalima za analizu (objašnjenja, zapisnici, obavještenja i odluke sindikalnog odbora, itd.).
Po isteku perioda skladištenja, ove narudžbe se uništavaju.
Korak 5
Takođe se preporučuje da promotivne naloge držite odvojeno (period skladištenja - 75 godina). U odvojenom slučaju se podnose nalozi za unapređenje sopstvenog preduzeća i njihovog pretpostavljenog. Predmet se arhivira u formi u kojoj je formiran.
