Poslodavac se sa rasporedom odmora svojih zaposlenih može upoznati na nekoliko načina. Najčešće kadrovske službe izdaju poseban obrazac za upoznavanje ili popunjavaju posljednju kolonu u samom dokumentu.
Jedna od odgovornosti svakog poslodavca je pravovremeno upoznavanje zaposlenih sa lokalnim aktima koji se izdaju u kompaniji i koji su direktno povezani sa njihovim aktivnostima. Neispunjavanje ove obaveze može dovesti do administrativne odgovornosti, kao i stvoriti dodatne probleme u odnosima sa zaposlenima. Zbog toga menadžeri i kadrovske službe preduzeća upoznaju radnike sa takvim dokumentima protiv potpisa, što je takođe ugrađeno u radno zakonodavstvo. Jedan od lokalnih akata određenog tipa je raspored odmora zaposlenika, za koji se mogu koristiti dvije metode: sastavljanje posebnog lista za upoznavanje ili prikupljanje potpisa zaposlenika direktno na samom rasporedu.
Sastavljanje lista za upoznavanje zaposlenih
Stvaranje zasebnog dokumenta koji se naziva lista poznanstva univerzalni je način prenošenja informacija o rasporedu odmora zaposlenima. Ovu vrstu obavještenja koristi većina organizacija, a glavni zadatak lista za upoznavanje je pribaviti pismenu potvrdu od zaposlenih da su pročitali dokument. Zbog toga se ovaj dokument može sastaviti u bilo kojem obliku, ali mora navesti detalje rasporeda odmora za odgovarajuću kalendarsku godinu, kao i imena zaposlenih, te prikupiti njihove lične potpise. Prezime i potpisi obično se stavljaju u obliku tabele, što pojednostavljuje organizaciju postupka upoznavanja sa lokalnim aktima.
Prikupljanje potpisa zaposlenih na rasporedu odmora
Neki odjeli za ljudska prava radije prikupljaju potpise zaposlenih o upoznavanju s rasporedom odmora direktno na ovom dokumentu. Oblik rasporeda godišnjih odmora je objedinjen, međutim, u svrhu obavještavanja zaposlenika, često se koristi posljednja neupravljena kolona ovog dokumenta, koja se naziva "Napomena". Budući da su svi podaci svakog zaposlenog u rasporedu, kao i datumi početka i završetka odmora u narednoj kalendarskoj godini u ovom lokalnom aktu već razdvojeni u posebne redove, lični potpis u zadnjem stupcu odgovarajućeg linija automatski potvrđuje činjenicu da je zaposlenik upoznat sa dokumentom. Ovaj način komuniciranja informacija nigdje nije zabranjen, ali se koristi relativno rijetko.
