Prilikom sastavljanja naloga za osoblje potrebno je obratiti veliku pažnju na njihov pravni značaj. Da bi bile pravno obavezujuće, moraju sadržavati brojne potrebne detalje, uključujući indeks registracije ili, drugim riječima, broj dokumenta. Pravila za registraciju naloga utvrđuju se lokalnim dokumentom ustanove, ali postoje i opšta pravila.
Instrukcije
Korak 1
Redni broj naloga za osoblje ujedno je i njegov registracijski broj (indeks). Numerisanje svih naredbi (naloga) za osoblje treba voditi tokom kancelarijske godine odvojeno za svaku grupu administrativnih dokumenata u posebnim obrascima za registraciju.
Poslovna godina se obično podudara s kalendarskom godinom (1. januara - 31. decembra). Ali postoje izuzeci, na primjer, institucije kulture, obrazovanja itd., U kojima uredska godina započinje 1. septembra.
Korak 2
Za početak razvrstajte sve narudžbe u zasebne grupe. Podijelite papire prema njihovom roku trajanja na dokumente dugotrajnog skladištenja i dokumente kratkotrajnog skladištenja.
U velikim organizacijama s velikim brojem zaposlenih, radi praktičnosti, odaberite nekoliko grupa na homogenu temu unutar niza narudžbi s istim periodom skladištenja.
Na primjer, dokumenti za dugoročno skladištenje mogu se podijeliti u grupe: nalozi za prijem, nalozi za otkaz, nalozi za prijenos. A papiri za kratkotrajno skladištenje mogu se podijeliti u serije: nalozi za odmor, nalozi za službena putovanja.
U organizacijama s vrlo velikim brojem osoblja ponekad je potrebno razviti oznake naloga za svaku kategoriju osoblja.
Korak 3
Dalje, registrirajte svaku od ovih grupa naredbi za osoblje u posebnim obrascima. Kao obrazac za registraciju možete koristiti dnevnik, registracione i kontrolne kartice ili elektronski sistem za upravljanje dokumentima. Svaki od ovih oblika ima prednosti i nedostatke.
Karte za registraciju i kontrolu i elektronski ormari, koji se obično dupliciraju, prikladniji su za organiziranje i pretraživanje. Evidencije pružaju više informacija.
Obrasci za registraciju nemaju stroge standarde, ali obično sadrže sljedeće podatke:
- datum;
- serijski broj naloga;
- ko je potpisao (položaj, prezime);
- sažetak naloga;
- baza;
- izvođač.
Korak 4
Sada, za numeriranje naloga po okviru, samo trebate pogledati u odgovarajući dnevnik i dodijeliti sljedeći indeks dokumentu.
