Poslovno pismo koristi se u kompanijama u komunikaciji s partnerima, dobavljačima, zaposlenima, kupcima. Ovaj dokument igra važnu ulogu u stvaranju pozitivne slike o kompaniji. Zbog toga je potrebno sastaviti poslovno pismo pravilno, kompetentno, jasno, kao i jednostavno i lako. Treba biti informativan i težiti cilju koji organizacija treba postići od primatelja. Da biste razumjeli što je poslovno pismo, morate pažljivije pogledati njegovu strukturu.
U desni ugao poslovnog pisma stavite logotip svoje kompanije. Ako ga kompanija nema, napišite naziv organizacije, kao i njenu pravnu adresu i obavezne detalje, koji se u pravilu nalaze na pečatu. To su TIN, KPP, tekući račun, dopisni račun, BIK i druge informacije o računu i banci u kojoj je otvoren.
Nakon logotipa i pečata kompanije, unesite lične podatke primatelja ako se poslovno pismo šalje određenoj osobi. Kada je dokument adresiran na kompaniju, napišite njegovo ime i adresu lokacije.
Na sredini lista trebate napisati apel primaocu. Ako je pismo upućeno određenoj osobi, napišite, na primjer, ovako: "Dragi Petre Efremoviču!" Kada se kompaniji pošalje pismo, moguća je sljedeća opcija: "Dragi partneri!" Imajte na umu da se prilikom obraćanja adresatu riječi ne mogu skraćivati. Ako je pismo osobno, možete ga napisati ovako: "Dragi Jurij Albertoviču!"
U korpus poslovnog pisma prvo napišite događaje koji su pokrenuli određenu situaciju. Zatim navedite svrhu pisma. Pažljivo razmotrite ovaj dio dokumenta. Jasno, kratko, na dostupnom jeziku, napišite zahtjev, poziv, zahtjev, ponudu, odgovor, čestitku, zahtjev ili drugu svrhu koja vas je ponukala da napišete pismo.
Zatim rezimirajte poslovno pismo, odnosno napišite rezultat koji želite dobiti od adresata. Ako, na primjer, pozovete svog partnera na prezentaciju robe, trebali biste naznačiti sljedeće: "Nadamo se da ćete posjetiti izložbu, odabrati pravi proizvod."
U nekim su slučajevima uz poslovno pismo priloženi i dokumenti. Ako na primjer pozovete svog partnera na izložbu, obavezno predstavite primatelju pozivnicu za ovaj događaj.
Ispravno popunite svoje poslovno pismo. Općenito je prihvaćeno da trebate napisati riječi: "S poštovanjem …", a zatim naznačiti lične podatke i kontakte osobe u čije ime je dokument sastavljen.
