Pravila poslovnog ponašanja zahtijevaju da se ne ostavljaju neodgovorena pisma primljena od kolega i partnera. Posebna uloga u službenoj prepisci pripada potvrdi. Ovaj dokument utvrđuje preliminarne dogovore, činjenice primanja i prenošenja bilo kakvih informacija, želju za sudjelovanjem u određenom događaju itd. Postoje dobro utvrđene ključne fraze za svaku vrstu potvrdnog pisma.
Instrukcije
Korak 1
Pripremite standardni obrazac A4 za pisanje potvrdnog pisma. U gornjem lijevom kutu obavezno stavite informacije o svojoj organizaciji: puno ime, pravnu adresu s poštanskim brojem, brojeve kontakata, primarni državni registarski broj (OGRN) i druge informacije. U gornjem desnom uglu navedite podatke o primaocu: ime organizacije primaoca, položaj, prezime i inicijale osobe kojoj se šalje potvrdno pismo, punu poštansku adresu.
Korak 2
Formulirajte naslov svoje e-pošte. To će primatelju olakšati identifikaciju i olakšati organizaciju u arhivi vaše organizacije. Naslov bi trebao biti kratak i informativan, na primjer: „Po prijemu ugovora o isporuci od LLC„ NNN “ili„ O potvrdi prisustva na seminaru 02.02.2002 “. Upišite naslov s lijeve strane ispod detalja o svojoj organizaciji.
Korak 3
Krenite 2-3 retka od zaglavlja i unesite poruku primaocu. Koristite standardni oblik službenog obraćanja poslovnim partnerima: "Dragi Ivane Ivanoviču!" ili "Dragi gospodine Ivanov!"
Korak 4
U glavnom dijelu potvrdnog pisma ukratko opišite činjenicu da je vaša organizacija od adresata dobila bilo kakve dokumente, robu i usluge. Formulacija bi trebala biti lakonska i ne bi trebala prelaziti 1-2 rečenice: "AAA LLC potvrđuje primitak 2 (dvije) kopije ugovora o isporuci od 12.02.2011. Br. 34".
Korak 5
Ako pismo potvrđuje prethodno postignute dogovore, trebate ukratko opisati njihovu suštinu. Na primjer, odvijao se razgovor između generalnih direktora preduzeća, u kojem su oni izrazili namjeru za uzajamno korisnom saradnjom, postignutom tokom pregovora 29. januara 2010. Molimo vas da pošaljete dokumente potrebne za zaključenje sporazuma.
Korak 6
Završite pismo potvrde frazom u kojoj se izražava zahvalnost i nada u dugoročnu saradnju. Ako je potrebno, možete zatražiti i dodatne informacije ili dokumente na kraju pisma: "Potvrđujemo svoje učešće na seminaru o ekološkim problemima 23. maja 2008. Pošaljite upitnik učesnika na našu adresu."
Korak 7
Odštampajte pismo u dva primjerka i potpišite se sa šefom organizacije. Jednu ćete kopiju poslati primaocu poštom, a drugu - staviti u vlastitu arhivu na čuvanje.
