Neke organizacije u svom poslu koriste poslovna pisma. Jedno od njih je potvrdno pismo. Šalje se radi potvrde prijema bilo kakvih materijala, informacija i drugih dokumenata. Sastavljen je u pisanom obliku i u bilo kojem obliku. Kakva je procedura za sastavljanje ovog pisma?
Instrukcije
Korak 1
Izvršite pismo s potvrdom na zaglavlju organizacije, naravno, nije potrebno, ali bit će bolje. U gornjem desnom uglu navedite detalje o svojoj organizaciji, dolje napišite kome je ovaj dokument namijenjen, na primjer, generalnom direktoru kompanije Vostok LLC Ivanoviču Ivanoviču.
Korak 2
Mnoge organizacije bilježe dolazne / odlazne poruke u zapisnike, pa je poželjno navesti serijski broj prepiske i datum sastavljanja. Takođe ostavite prazan red za iste detalje o adresatima.
Korak 3
Dalje, u sredini navedite naslov, odnosno predmet pisma, na primjer o povećanju cijena usluga. Nakon toga napišite ime ili položaj osobe za koju se prijavljujete, na primjer, dragi gospodine Ivanov. Imajte na umu da nikakve skraćenice nisu dozvoljene.
Korak 4
Zatim napišite svrhu pisma, na primjer, "Obavještavamo vas da smo pročitali vaš cjenik i da smo spremni za suradnju u budućnosti."
Korak 5
Slijedi glavni dio pisma, ali nije obavezan. Ovdje možete odrediti uslove, na primjer, kada pristajete na suradnju i druge informacije.
Korak 6
Slijedi završni dio potvrdnog pisma, čiji sadržaj ovisi o stupnju vašeg poznanstva s adresatom, to mogu biti fraze: "S poštovanjem …", "S poštovanjem …" ili "S najboljim željama… ".
Korak 7
Uz potvrdno pismo mogu se sastaviti prilozi, na primjer, grafikoni, bilo koji proračuni. To se radi kako pismo ne bi pretrpali nepotrebnim informacijama i kako bi ga bilo lako pročitati. U tekstu se samo trebate pozvati na ove izvore.
Korak 8
Na kraju pisma, šef mora staviti potpis i pečat organizacije. Pošaljite svoje poslovno pismo poštom ili ga predajte lično. Neki za to koriste e-poštu, što značajno štedi vrijeme.
