Uprkos obilju komunikacijskih kanala, e-pošta ostaje najpouzdanija za poslovne kontakte. Njegov očigledni nedostatak prije verbalnog kontakta je taj što primatelj može jednostavno zanemariti pismo. Da ne biste pisali u prazno, važno je znati pravila poslovne korespondencije putem e-pošte.
Tema je glava
Učinkovitost elektroničke poslovne korespondencije u velikoj mjeri ovisi o pravoj temi. Pomičući se kroz listu poslanih poruka, primatelj će na samom kraju radnog dana vjerovatno ostaviti pismo bez teme, dajući prednost važnijim naslovima.
Predmet u formatu "od Aleksandra", "za Vitalija" i druga apstraktna zaglavlja prikladni su samo ako primalac čeka pismo i u nedavnom razgovoru je obavešten o skorom slanju važnih informacija. Za sve ostale slučajeve takve su teme nesretne. Oni ne odražavaju razlog žalbe, suštinu pisma i važnost.
Dobro definirana rečenica od 2-4 riječi smatra se dobrom temom. Na primjer: "Nacrt izvještaja za odobrenje", "Komercijalna ponuda LLC" Business-Trade "," O isporuci škriljevca "," Škriljevac. Prijedlog za razmatranje ".
Bez obzira na svrhu žalbe, autor pisma trebao bi biti oprezan u privlačenju pažnje. Dakle, bilješke "Hitno!", "Lično direktor", "Važno!" treba navesti u retku predmeta samo u slučajevima kada poruka zaista ima krajnji značaj, i to ne samo za pošiljaoca, već i za primatelja. Ako svako pismo iste kontakt osobe prate neopravdani znakovi pažnje, primalac će prestati odgovarati na njih, au ekstremnim slučajevima će ih poslati na crnu listu ili preusmjeriti na podređene.
Žalba
E-mail bi trebao početi s porukom. Obavezno je koristiti puno ime i prezime primatelja i napisati ih bez grešaka. Pažljivi adresat koji je u svom imenu primijetio pravopisnu grešku sigurno će izgubiti povjerenje u autora žalbe i interes za nastavak dijaloga.
Da se to ne bi dogodilo, čak i uz masovno slanje pošte, ne smijete zanemariti lektoriranje teksta popratnog pisma prije slanja. Greške se najčešće mogu sakriti u slučaju završetka pri obraćanju, pisanju složenih prezimena. Bez obzira na status primatelja, ispravnije je prijaviti se imenom i imenom i nadimkom, ako nisu poznati, tada je dozvoljeno koristiti tradicionalno neutralne konstrukcije: „Dobar dan“, „Zdravo“. Ako autor i primalac pisma žive u različitim vremenskim zonama, dozvoljena je sljedeća žalba: "Dobar dan", "Dobar sat".
Cijenite svoje i tuđe vrijeme
E-pošta bi trebala biti kratka, jasna i bez dosadnih ili nepotrebnih detalja. Ova kvaliteta je posebno važna u slučajevima kada elektronska prepiska služi kao početak poslovne saradnje, a ne njen nastavak.
U prvom paragrafu žalbe, autor se mora predstaviti ako prepiska prethodno nije vođena ili je već dugo prekidana. Optimalni dizajn za ovo je tradicionalna fraza: „Zabrinuti ste za Vasilija Kuznjecova, zaposlenika u Business Tradeu. Želio bih nastaviti naš razgovor o razmatranju prijedloga za opskrbu kanala”.
Dalje, sama ponuda treba biti predstavljena što je moguće sažetije, a kao prošireni izvor informacija uz pismo treba priložiti i komercijalnu ponudu.
Sve cjelovite misli u rečenici treba logički podijeliti na odlomke, unijeti liste, na odgovarajući način upotrijebiti podebljano isticanje i podcrtavanje, što poboljšava čitateljevu percepciju informacija i smanjuje vrijeme uranjanja u temu. Tipično, e-pošta rijetko sadrži više od 3-5 pasusa.
Završna gradnja
Razumno je e-poštu poslovnim ispraćajem završiti u stilu: "S najboljim željama, …", "Iskreno vama, …" itd. Ali s oproštajnim riječima poput "Uvijek vaša, …", trebali biste biti što oprezniji, jer neformalni ton i pretjerana konvergencija mogu biti dvosmisleni za primatelja.
Potpis mora biti popraćen kontakt podacima. Važno je navesti brojeve telefona, faksa, službenu web stranicu organizacije koja je predstavljena, kao i rezervnu e-adresu, jer primalac vidi kontakt adresu u samom pismu.
Misli koje se pojave u procesu pripreme dokumenta ne bi trebale biti formalizirane u postskriptu. Kao što znate, takav izraz zakašnjelih ideja za pisanje prikladan je samo u ličnoj prepisci. A elektroničko tipkanje omogućava vam da u bilo kojem trenutku izmijenite tekstualni sadržaj žalbe. Koristite u pismu P. S. primatelj može negativno percipirati, koji ne bez razloga može pomisliti da je adresat odvojio vrijeme da skladno uvrsti dodatne informacije u pismo i odlučio se ograničiti na brzi postscript.
