Kojom god vrstom aktivnosti se organizacija bavila, tokom svog života ona stvara značajne količine dokumentacije koja se mora sačuvati. Što je veće preduzeće i što je širi opseg njegovih aktivnosti, veća je količina prikupljenih dokumenata. Prirodno, prije ili kasnije postavlja se pitanje sortiranja i uništavanja nebitne dokumentacije. Preostaje utvrditi šta se može uništiti, a šta još treba sačuvati.
Instrukcije
Korak 1
Da bi se sistematizirala dokumentacija, za svaki dokument primljen na čuvanje potrebno je odrediti period skladištenja, nakon čega se dokument može uništiti bez rizika po organizaciju.
Koristite odobrenu listu dokumenata za koje je rok skladištenja utvrdio Rosarchiv. Glavni dokument kojim se treba voditi pri sistematizaciji ove vrste dokumentacije je "Spisak tipičnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacija, koji navode vrijeme skladištenja" (odobrio Rosarchiv 06.10.2000.)
Korak 2
Također proučite kontrolne liste odjela kojima ćete trebati pribjeći ako vaša organizacija potpada pod kvalifikacije odjela (na primjer, postoje kontrolne liste za vojna odjeljenja, bankarske odjele itd.). Za najčešće tipove organizacija formirane su i liste dokumentacije (na primjer, za dionička društva).
Korak 3
Određeni broj dokumenata podložan je skladištenju u skladu sa njihovim specifičnostima, na primjer, porezna dokumentacija se mora čuvati najmanje 4 godine, a financijski izvještaji najmanje 5 godina.
Korak 4
Korištenje popisa je najprikladniji način organizacije dokumenata, jer postoji jasan rok čuvanja za svaku vrstu dokumentacije. Međutim, ne mogu se svi dokumenti kategorizirati na liste. Za neke dokumente rok čuvanja treba odrediti sama organizacija.
U tu svrhu organizacija, odgovarajućim nalogom, kreira stručnu komisiju koja redovito ispituje vrijednost dokumenata, određuje rokove čuvanja i uništava dokumente kojima je rok čuvanja istekao ili nije potreban. Važno je da komisija uključuje ljude koji mogu izračunati relevantnost dokumenta i vjerovatne rizike od njegovog gubitka.
