Svi dokumenti organizacije moraju se čuvati u arhivi. Na primjer, Poreski zakonik kaže da primarni dokumenti, papiri koji potvrđuju plaćanje poreza i drugi moraju biti zaštićeni četiri godine. Ali postoje i takvi dokumenti koji se mogu uništiti nakon godinu dana, na primjer rasporedi odmora. Zbrinjavanje treba izvršiti nakon izdavanja akta.
Instrukcije
Korak 1
Prvo, treba napomenuti da se dokumenti koji su „poslužili svojoj svrsi“mogu unijeti u akt samo ako je period protekao prije 1. januara godine kada je takav papir sastavljen, odnosno dokumenti iz 2010. godine trebaju biti uključeni u akt samo 2016. godine
Korak 2
Prije sastavljanja akta i uništavanja dokumentacije, sastavite popise koje mora odobriti šef organizacije i sastavite protokol.
Korak 3
Preporučljivo je sastaviti akt u obliku tabele. U gornjem desnom uglu navedite detalje o organizaciji. Zatim velikim slovima dolje, u redovnom retku, napišite „Odobravam“, navedite donju poziciju (direktor, generalni direktor itd.), Zatim prezime i inicijale. Datum donošenja akta navedite čak niže.
Korak 4
Nakon toga navedite svrhu, na primjer, isticanje isteka dokumenata za uništavanje. Dalje, navedite razloge, na primjer, "na osnovu liste tipičnih organizacionih dokumenata …"
Korak 5
Ispod je tablični dio koji se sastoji od osam stupaca. Prvi je serijski broj. Drugo je naziv dokumenta, na primjer, rasporedi odmora ili prepiska o radu s osobljem. Treći su datumi završetka, odnosno oni datumi koji su naznačeni u dokumentu posljednji, na primjer, raspored odmora završava 2010. godine, tako da morate napisati "2010". Ovdje ne morate navesti mjesec.
Korak 6
Slijedi stupac s inventarnim brojevima, ako ih nema, onda možete staviti crtice. Zatim spustite indeks predmeta prema nomenklaturi, na primjer, grafikon 05-20, gdje je 05 indeks odjeljenja, a druge dvije znamenke su redni broj predmeta.
Korak 7
Nakon toga navedite broj jedinica za pohranu, na primjer, grafikon može biti u jednoj kopiji, ali korespondencija s okvirima je u množini. Zatim popunite polje s rokovima čuvanja prema referentnoj knjizi. Na kraju, ako je potrebno, popunite stupac "napomena".
Korak 8
Nakon tabelarnog dijela, napišite da su zalihe dostupne i odobrene protokolom glave, navodeći broj i datum njegovog sastavljanja.
Korak 9
Dalje, sumirajte ukupan iznos koji se izražava u broju predmeta dokumenata spremnih za uništavanje, na primjer, u periodu od 2006. do 2010. godine uništeno je 234 predmeta.
Korak 10
Tada upravitelj ponovo provjerava sve podatke i potpisuje dokument.
