Sastanak je tradicionalni atribut svakog procesa upravljanja. Značaj, priroda, tehnički nivo, trajanje ovog poslovnog sastanka mogu se razlikovati u zavisnosti od specifičnih ciljeva i uslova sastanka. Istodobno, ovaj događaj ima dvije glavne karakteristike: na sastanku se raspravlja o jednom ili drugom problemu ili zadatku, a rezultat bi trebao biti određena odluka. Uspješan sastanak zahtijeva jasnu organizaciju.
Instrukcije
Korak 1
Prije sazivanja sastanka i pozivanja određene grupe učesnika na njega, formulirajte svrhu sastanka. Jasno objasnite sami: kojom bi odlukom trebalo završiti. Rezultat može biti odobravanje plana rada za određeno razdoblje, izrada nacrta stvarnog naloga, izrada mrežnog rasporeda itd.
Korak 2
Ako se problem riješi na sastanku, svrha poslovnog sastanka zahtijevat će odgovor na pitanja: zašto, zašto i kako. Postoji nepromjenjivo pravilo: prije nego što se složite, morate se dogovoriti o čemu će se razgovarati. Možda se autoritativni sudionici sastanka zateknu kako misle da deklarirani problem ne postoji. Posebni sastanci - za generisanje (razvijanje) ideja. Mogu imati oblik takozvane "moždane oluje". Postavka za takav postupak treba nestandardnu, kreativnu.
Korak 3
Važna faza u pripremi sastanka je formulisanje dnevnog reda. Sastanak može biti beskoristan i neproduktivan ako njegove informativne i problematične komponente ne funkcioniraju. Stoga, jasno razmislite o postavljanju teme razgovora. Usporedite: "Pitanje povećanja prodaje proizvoda A u maloprodajnoj mreži" i "Dogovaranje o radnjama za povećanje prodaje proizvoda A u maloprodajnoj mreži." U prvom slučaju, diskusija se može pretvoriti u banalne izvještaje, u drugom - u rješavanje bolnih problema.
Korak 4
Lokacija sastanka je takođe važna. Postoji ispravno psihološko zapažanje: ako se diskusija održava u uredu vođe, njegovo viđenje rješavanja određenog problema može očito biti dominantno i poželjnije. Bilo koja druga soba (sala za konferencije, prostrana soba) može biti najbolja opcija. Zapamtite: zona udobne komunikacije udaljena je oko metar. Kad god je to moguće, imajte ovo na umu prilikom postavljanja stolica. Okrugli ili ovalni stolovi dobri su za sastanke. Povlačenje je možda još prikladnije u određenim situacijama, ali to je vrlo skupa opcija.
Korak 5
Planirajte vrijeme sastanka promišljeno. Neracionalno je postavljati je prije pauze za ručak ili na kraju radnog dana, a poželjno je jutarnje radno vrijeme. Ako planirate dugi sastanak, napravite pauze ili pauze za kafu (5-10 minuta svakog sata). Ako trebate održati informativni sastanak, opcija je moguća bez klasičnog sastanka, tj. bez stolica.
Korak 6
Disciplinira zaposlenike u organizaciji i postaje dio korporativne kulture jasan raspored sastanaka: preporučuje se održavanje redovnih dana u sedmici i u određeno vrijeme (na primjer, u petak ujutro).
Korak 7
Za ozbiljne sastanke je često potrebna jasnoća: demonstracija tabela, dijagrama, prikazivanje video materijala. Poželjno je imati bijelu ploču, flip čart, zaslon za ove potrebe.
