Odlazni dokumenti su službena pisma koja organizacija šalje trećim adresama (dobavljačima, potrošačima, regulatornim tijelima itd.) Ili kolegama iz drugih gradova. Dvoje zaposlenih po pravilu dijele odgovornost za rukovanje ovom prepiskom: sastavljač i službenik. Prvi je odgovoran za pripremu i slaganje teksta. Drugi registrira pismo, šalje original na odredište i čuva kopiju usluge.
Potrebno
- - obrazac kompanije;
- - računar na kojem je instaliran uređivač teksta;
- - dnevnik upisa odlazne dokumentacije.
Instrukcije
Korak 1
Ako ste kompajler
Pripremite nacrt dokumenta. Odlazna pisma mogu biti proaktivna i odgovorna. U prvom slučaju započinjete (inicirate) prepisku s bilo kojom službenom temom s drugom organizacijom ili određenom osobom. Odgovor mora sadržavati informacije koje odgovaraju primljenom zahtjevu.
Korak 2
Odštampajte pismo u dva primjerka na zaglavlju vaše organizacije. Provjerite je li gornji dio dokumenta, takozvano "zaglavlje", pravilno formatiran. Pored podataka o kompaniji, koji se nalaze na obrascu s desne strane, oni uključuju podatke o primaocu i zaglavlje pisma.
Korak 3
U gornji lijevi kut unesite naslov, inicijale i prezime osobe kojoj je dokument namijenjen, adresu organizacije ili pojedinca. Postupak za navođenje informacija trebao bi biti potpuno isti, na primjer:
"Generalnom direktoru LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, ured četrnaest, Saratov, 109235.
Korak 4
S desne strane, ispod detalja o vašoj organizaciji, stavite naslov pisma. Trebao bi biti kratak i jasno odražavati sadržaj teksta. Na primjer: "O obavljanju zakazane inspekcije sanitarnog stanja zgrade" ili "O pružanju informacija o kućama kojima je potrebna velika popravka."
Korak 5
Započnite glavni tekst obraćajući se primaocu i navodeći razlog zbog kojeg mu se ovo pismo šalje. Na primer: „Dragi Ivane Ivanoviču! Obavještavamo vas o zakazanom pregledu sanitarnog stanja iznajmljene zgrade 14. januara 2011. godine “.
Korak 6
Ako postoje prilozi odlaznom dokumentu, navedite ih nakon glavnog teksta, na primjer: „Prilog na 3 stranice. u 1 primjerku. Na samom dnu posljednje stranice teksta treba navesti začetnika dokumenta. Autor pisma u pravilu upisuje svoje prezime, inicijale i radni telefon manje od glavnog fonta.
Korak 7
Provjerite pismo s donositeljima odluka u vašoj organizaciji u bilo kojem smjeru. Na primjer, dokumente koji uključuju trošenje sredstava ovjerava računovođa, a odgovore na zahtjev porezne uprave potpisuje advokat. Zaposleni u organizaciji koja odobrava pismo stavljaju lični potpis sa transkriptom na drugi primjerak na kraju teksta, ispod mjesta za šefovu vizu. Nakon primanja potrebnih odobrenja, odlazni dokument potpisuje šef organizacije.
Korak 8
Predajte dogovoreni i potpisani dokument službeniku. Ako želite zadržati kopiju, ispišite dodatnu kopiju. Zamolite službenika da na njega stavi odlazni broj.
Korak 9
Ako ste službenik
Prihvatite odlazno pismo od nalogodavca. Provjerite dostupnost i ispravnost glavnih detalja, odobrenja za vize, informacije o tvorcu i potpis menadžera. Obratite pažnju na prisustvo priloga uz pismo.
Korak 10
Zabilježite informacije o dokumentu u dnevnik odlazne pošte. Ako je vaša organizacija prešla na upravljanje elektroničkim dokumentima, nastavite u skladu s uputama za održavanje baze podataka. Ne postoje stroga pravila registracije za tradicionalni papirni dnevnik. Međutim, u praksi se najčešće koristi tablica sa sljedećim stupcima:
- datum;
- broj odlaznog dokumenta;
- primalac;
- sažetak (naslov);
- začetnik dokumenta;
- Bilješka.
Korak 11
Odlazni broj se formira na sljedeći način. Prvo navedite broj liste zaliha mape u kojoj se čuvaju kopije odlaznih poruka. Zapišite serijski broj određenog slova crticom ili kosom crtom. Dobit ćete: "01-14-256" ili "01-14 / 256", gdje je 01-14 broj predmeta, 256 je broj dokumenta.
Korak 12
Unesite odlazni broj u poseban redak obrasca. Za odgovorno pismo obavezno navedite i broj dolaznog dokumenta s kojim je povezan. Zatvorite prvu kopiju pisma (bez odobrenja za vize) u kovertu i pošaljite je primaocu. Pošaljite kopiju dokumenta u odgovarajuću mapu datoteka.
