Upravljanje vremenom su pravila samoorganizacije davanjem prioriteta listama obaveza. Postoje različiti načini samoorganizacije i oni ovise o tome ko ste: vođa, izvođač ili menadžer „srednjeg nivoa“. Ovaj će se članak fokusirati na upravljanje vremenom za rukovodioce.
Vođa, slobodnjak, samozaposleni poduzetnik samostalno donosi odluke i snosi ličnu odgovornost za njih, pa mu je važno postaviti prioritete, postaviti ciljeve i moći delegirati ono što ne zahtijeva njegovo osobno sudjelovanje.
Tehnike upravljanja vremenom za menadžera:
Sistem ABC
Sastavljanje prioritetnih zadataka. Pitanja prioriteta A su izuzetno važna. Prioritetni poslovi "B" su samo važni, a onda "C" nisu važna pitanja. Svi zadaci s popisa izvode se redom prioriteta i ne možete prijeći na sljedeću grupu dok ne dovršite zadatke iz prethodne. Pomoću ove liste obaveza na kraju dana ili sutradan lako je analizirati koliko je vremena potrošeno radeći najvažnije stvari, a koliko vremena izgubljeno na ostalo. ABC sustav je izvrstan za svakodnevno planiranje.
Eisenhowerova matrica
Suština ove matrice je da su aktivnosti i aktivnosti podijeljene u sljedeće grupe:
- "Hitno i važno". Prvo ih treba obaviti.
- "Važno, ali ne hitno." To su djela i projekti koji nas promoviraju u kojima se možemo razvijati. Takve stvari trebate raditi sistematski, oduzimaju puno vremena. Moguće je odvratiti pažnju od važne, ali ne hitne stvari samo za hitnu i važnu stvar (1).
- "Hitno, ali nije važno." To je sve što nas odvlači od važnih stvari. Takvi slučajevi nam ne donose nikakvu korist, njihova primjena mora biti delegirana što je više moguće.
- "Nije hitno i nevažno." Najbolje je ne raditi takve stvari dok ne postanu "hitne i važne" ili "važne, ali ne hitne".
Eisenhower matrica pogodna je za planiranje dana ili mjeseca.
Još jedan trik upravljanja vremenom glave -
Boston Matrix
Koristi dva kriterija:
- Benefit (da li je posao trenutno isplativ?);
- Perspektiva (Da li slučaj obećava?). To znači da od projekta nema neposredne koristi, ali je moguća u budućnosti.
I, ovisno o odgovorima na ova pitanja, projekti su podijeljeni u kategorije:
- Projekt koji je profitabilan i razvija se kategorija Star.
- Projekt koji zahtijeva puno rada za buduće beneficije je kategorija Problematično dijete. Možda ubuduće neće imati smisla od "Teškog djeteta", ali ako sve uspije, donijet će super-rezultate i postati nova "Zvijezda".
- Projekti koji donose koristi, ali nemaju perspektivu - "Gotovinske krave".
- Projekti - "Psi". Ovi projekti zahtijevaju puno truda, ali nemaju mogućnosti razvoja i ne donose koristi.
Slijedeći princip bostonske matrice, glavnu pažnju treba posvetiti projektima - "Zvijezde", od "Psa" koje mi u potpunosti odbijamo. Ako "Teško dijete" postane "Pas", također ga treba napustiti. Projekti Cash Cows dobivaju onoliko pažnje koliko im je potrebno, ali ne i više. Gotovinske krave takođe mogu postati psi i prema njima se ophoditi.
