Zakazivanje i organizacija radnog vremena važna je komponenta efikasnog rada na bilo kojoj poziciji. U slučaju rukovodeće pozicije, važnost preliminarnog planiranja još više raste, stoga je potrebno vrlo pažljivo pristupiti ovom pitanju.
Instrukcije
Korak 1
Menadžer može sam planirati svoje vrijeme ili u potpunosti ili djelomično povjeriti ovu funkciju pomoćniku sekretara. U svakom slučaju ne može se bez interakcije sa sekretarom, jer on priprema i organizira sastanke, materijale za sastanke i prima dolazne pozive. Štoviše, tajnik obično drži u glavi sve planove menadžera koji su mu poznati i pokušava ih rasporediti prema radnom vremenu, stoga je vrlo važno da sekretara odmah obavijesti o promjenama u njegovim planovima.
Korak 2
Ali ne biste se trebali oslanjati samo na tajnicu, važno je naučiti kako rasporediti vrijeme na takav način da imate vremena za sve planirano. Dobar način da to učinite je analizirati svaki sat koji je prošao i saznati tačno što je učinjeno i koliko je vremena trebalo. Takođe je neophodno da sami istaknete glavne globalne zadatke kao lider i većinu svog radnog vremena posvetite njihovom rješenju. U svakom slučaju, najvažnije zadatke treba riješiti u prvom redu, budući da je poznato da se 80% tekućih zadataka rješava u prvih 20% radnog dana, a ostatak vremena troši na samo 20% dela.
Korak 3
Ne dopustite da slučajni događaji pređu vaš raspored. Bolje je da im date malo vremena unaprijed u planovima, to će vam omogućiti veću vjerovatnoću da ćete imati vremena za izvršavanje glavnih zadataka. Kada planirate sastanke, događaje, sastanke, konferencije, polazite od stvarnog vremena koje će vam trebati, uzimajući u obzir pripremu, preliminarno upoznavanje s materijalima, spontane rasprave i pitanja. Pokušajte takve događaje rasporediti na vrijeme, tako da početak sljedećeg sastanka ne odmara od kraja prethodnog, jer ćete u ovom slučaju često biti prisiljeni ili zakasniti ili zgužvati finale.
Korak 4
Dužnosti sekretara često uključuju preliminarno planiranje dana i sedmice, uzimajući u obzir primljene pozive, ponude i pozive. Preporučljivo je na kraju radnog dana razgovarati sa sekretarom o njegovoj ideji vašeg rasporeda, čineći ga prilagodbama. Još je bolje to učiniti popodne, tako da sekretar ima priliku izvršiti promjene, uputiti pozive s prijedlogom odgađanja ovog ili onog događaja. Stalni kontakt sa sekretarom trebao bi vam postati navika, jer njegov raspored direktno ovisi o vašem, a mnogi događaji zahtijevaju prethodnu pripremu s njegove strane.
Korak 5
Analizirajte protekle radne dane u smislu efikasne raspodjele vašeg vremena. Možda ćete vidjeti rješenja koja će vam omogućiti više, na primjer, održati nekoliko sastanaka u istom području ili kombinirati neke događaje. U dnevnik zabilježite prošle i planirane događaje.
