Registracija dokumenata je postupak izražen u utvrđivanju vjerodajnica o određenom dokumentu kada se on šalje, prima, kreira. Trenutno se koriste časopisi, kartice i automatizovani oblici registracije dokumenata.
Interna registracija dokumenata sastavni je dio aktivnosti bilo kojeg državnog ili opštinskog organa, institucije, komercijalne organizacije ili individualnog preduzetnika. U praksi se ovaj proces svodi na fiksiranje osnovnih podataka o dokumentu u posebnom formatu koji se koristi za internu registraciju.
U ovom slučaju, ne samo da ulazni i odlazni dokumenti obično podliježu internoj registraciji, već i papiri stvoreni u samoj organizaciji (na primjer, ugovori s kolegama). Odgovornosti za registraciju dokumenata često su dodijeljene sekretaru ili službeniku; u velikim organizacijama stvaraju se čitava odjeljenja koja optimiziraju ovaj proces.
Koji su oblici interne registracije dokumenata?
Najčešći oblik interne registracije dokumenata i dalje je registracija časopisa. U ovom slučaju, podaci o dokumentima unose se u poseban dnevnik, podijeljen u nekoliko stupaca. Obavezno unesite podatke o datumu prijema, slanja ili kreiranja dokumenta, zabilježite njegov registracijski broj, ime i kratki opis.
Alternativni obrazac je registracija dokumenata na kartici, u kojoj se podaci o svakom dokumentu unose u zasebnu karticu, čija se pravila za popunjavanje unaprijed odobravaju. Konačno, najnaprednijim oblikom smatra se automatizirana registracija dokumenata, koja minimizira papirologiju.
Koji je najpovoljniji oblik za organizaciju?
Časopis za internu registraciju dokumenata može se efikasno koristiti u malim organizacijama, gdje je jedan specijalista odgovoran za provedbu relevantnih postupaka. Nedostatak ovog obrasca je što nije moguće da nekoliko zaposlenih istovremeno radi na registraciji dokumenata, pa nije pogodan za velike kompanije. Pored toga, u prisustvu nekoliko časopisa o registraciji dokumenata (na primjer, u različitim odjelima), često dolazi do zabune s njihovim podacima o registraciji.
Ovi nedostaci se prevladavaju upotrebom obrasca interne kartice za registraciju, koji vam omogućava brzo i efikasno bilježenje podataka o bilo kojem broju dokumenata. Ako je cilj kompanije minimalizirati papirologiju, preporučuje se korištenje automatskog obrasca za internu registraciju, koji će zahtijevati specijalizirani softver.
