Izvještaji koje moramo pisati na poslu su različiti. Po učestalosti mogu biti sedmični, mjesečni, kvartalni i godišnji. Prva dva su najpogodnija za operativnu kontrolu, upravljanje i analizu. Tromjesečni izvještaji daju analizu aktivnosti odjela ili kompanije i predstavljaju rezultate za tekući kvartal. Godišnji izvještaji obično se pripremaju za više rukovodstvo i sadrže potpune analitičke proračune za sve vrste aktivnosti preduzeća. Kako napisati operativni izvještaj o radu?
Instrukcije
Korak 1
Ako je izvještaj učestao tjedno ili mjesečno, svakako zakažite njegovo pisanje i uzmite ga u obzir u svom rasporedu rada. Oni koji ne vole pisati izvještaje, jednostavno ih ne planiraju pisati, pa za to uvijek nemaju dovoljno vremena. Najbolje je neprekidno pisati svoj izvještaj, označavati izvršene zadatke i djela i unositi ih u poseban dnevnik. Ako posvetite 5 minuta dnevno, izvještaj za sedmicu neće trebati biti duži od 10 minuta.
Korak 2
Neka vaš mjesečni ili sedmični izvještaj o radu bude kratak i jasan. Navedite konkretne slučajeve i konkretne brojeve koji karakteriziraju vašu produktivnost rada. Ako je značajno smanjen u odnosu na prethodni period, u svom izvještaju navedite objektivne razloge za regresiju i zamolite nadležne da to daju na komentare kako bi skrenuli pažnju na problem čije rješenje ne ovisi samo o vama. Ovo će biti vrsta "slamke" koju na vrijeme stavite u krevet.
Korak 3
Ne pišite više izvještaja od stranice. Ako imate malo vremena da to napišete, tada uprava takođe nema vremena da pročita poduže papire osobe koja nije u stanju da koncentriše svoje misli i ukratko predstavi rezultat svog rada. Jednostavno riskirate da vas potcijene, jer šef nema dovoljno snage da pročita sve vaše radne podvige koje ste jedva uspjeli ostvariti u radnoj sedmici ili mjesecu.
Korak 4
Struktura prezentacije informacija trebala bi biti ujednačena u cijelom dokumentu. Razmislite o tome, možda će biti prikladnije sastaviti takvo izvještavanje u tabličnom obliku.
