Komercijalna ponuda, opis usluga i mogućnosti za suradnju i dalje su popularan alat za oglašavanje u komunikaciji s potencijalnim partnerima. Suradnja s jednom kompanijom znači odbijanje za sve ostale - i važno je pravilno napisati pismo kako ne biste izgubili obećavajuće kontakte
Zašto se ponuda odbija?
Komercijalna ponuda je u pravilu prva faza pregovora: klijent još nije odlučio s kim će raditi, dobavljači ili izvođači čekaju njegovu odluku i pokušavaju privući pažnju na sebe. Komercijalne ponude se šalju u desetinama - ovo je prilika da se pokažete u najboljem svjetlu, opišete sve svoje mogućnosti i stvorite dobar utisak na potencijalnog partnera. Čim se donese odluka, svi primljeni prijedlozi šalju se u mapu s potencijalnim kontaktima u slučaju da morate promijeniti dobavljača - i u ovoj je situaciji važno pravilno sastaviti odbijenicu, zadržavajući mogućnost ponovnog kontakt.
Etika odbijanja
U pismu s odbijanjem važno je pokazati poštovanje prema sugovorniku - njegov je prijedlog bio dostojan, proveo je vrijeme raspravljajući o detaljima, iako ne okrunjen zaključivanjem sporazuma, i očekuje od vas odluku, čak i negativnu.
Odbijanje se vrši na zaglavlju kompanije u elektroničkom ili papirnom obliku, ovisno o situaciji. Standardi poslovne komunikacije zahtijevaju da naznačena linija predmeta bude neutralna, bez negativnog - prikladne su fraze „Odgovor na vaš prijedlog“, „O saradnji“, „O poslu“. Odaberite temu koju je adresat koristio u svom pismu. Neželjeno je koristiti subjekte automatskog odgovora za e-poštu, na primjer, "RE: Komercijalna ponuda", tako da nema osjećaja nepažnje prema adresatu.
U obraćanju sagovorniku za takvu vrstu pisma nema ništa novo - preporučljivo je koristiti ime i prezime, ako ih poznajete, uz dodatak riječi „Dragi“. Na kraju žalbe stavlja se uskličnik ili zarez, ovisno o standardima oblikovanja pisama vaše kompanije. Još jedan važan element pismenog odbijanja je veza do ponude koja vam je stigla i koju zapravo odbijate. Vezu je bolje umetnuti na početak pisma, odmah nakon zahtjeva - "Kao odgovor na vaš zahtjev od 06.06.12 …", "Na komercijalnu ponudu od 9. maja …".
Neophodno je izraziti žaljenje zbog odbijanja. Ako su uz pismo uz komercijalnu ponudu priloženi dokumenti ili informativni materijali, naznačite da ste ih dobili i upoznali se s njima - na primjer, „Hvala na detaljnoj prezentaciji, naši stručnjaci su pročitali pružene informacije, ali, na žalost, mi su prisiljeni odbiti vaše usluge . Ne zaboravite navesti razlog odbijanja ako ste za to ovlašteni - na primjer, ako ponuda ne ispunjava uvjete tendera. Izbor povoljnije ponude kao razloga za odbijanje tradicionalno se ne iznosi.
