Izvod iz protokola nezamjenjiv je atribut toka rada bilo koje organizacije. Imajući pravnu snagu sličnu originalnom dokumentu, izvod mora sadržavati sve potrebne detalje. Pri pripremi relevantnih dokumenata treba obratiti pažnju na detalje.
Zahtjevi za izvršenje izvoda iz zapisnika utvrđuju se u pravilu u svakom preduzeću u skladu s internim pravilima poslovnog prometa. Međutim, postoje općeprihvaćene norme o načinu izrade ovog dokumenta.
Izvod iz zapisnika tačna je kopija teksta originalnog dokumenta o određenom pitanju. Dakle, izvod iz zapisnika sa sastanka mora sadržavati ime upravljačkog tijela čiji je sastanak zabilježen. Ove informacije su u pravilu naznačene u naslovu dokumenta. Ovdje se vrsta dokumenta „Protokol“mijenja u „Izvadak iz protokola“. U nekim slučajevima natpis "Izjava" dat je u gornjem desnom uglu dokumenta.
Pored toga, kako bi se sačuvala pravna snaga originala, izvod iz protokola mora sadržavati podatke:
- datum, mjesto i vrijeme sastanka;
- informacije o postojanju kvoruma za donošenje odluka;
- informacije o osobi koja obavlja funkcije predsjedavajućeg;
- informacije o osobi koja obavlja funkcije sekretara.
Dnevni red sastanka sveden je na određeno pitanje za koje se priprema izvod. Isto tako, iz dokumenta su izuzeti svi fragmenti koji se odnose na raspravu o nezavisnim pitanjima.
Razmatranje pitanja na dnevnom redu, o kojem se priprema izvadak, daje se tačno sa serijskim brojem, formulacijama, tokom rasprave i donesenim odlukama.
Na kraju, izvod potpisuje predsjedavajući i ovjerava pečatom. Nakon toga slijedi rekvizit kojim se potvrđuje vjerodostojnost "Izjava je tačna" ("Tačno") i stavlja se potpis sekretara s dešifriranjem.
Originalni izvod iz zapisnika numerisan je, šivan i ovjeren pečatom i potpisom ovlaštene osobe.
