Sekretar organizira, distribuira i osigurava aktivnosti šefa. Prije svega, asistent je u raznim organizacijskim pitanjima. Takav posao zahtijeva brzo prebacivanje s jedne vrste posla na drugu.
Tajnik ima puno obaveza, ali ujedinjuje ih zajednički cilj: pružiti menadžeru maksimalnu pomoć u radu i uštedjeti vrijeme. Tajnik treba raditi s dokumentacijom, telefonom, faksom, primati i distribuirati pozive, komunicirati s posjetiteljima, organizirati sastanke, sastanke i službena putovanja za upravljanje.
Dužnosti sekretara
Često je u malim organizacijama sekretaru povjerena i funkcija referenta. To uključuje održavanje i upravljanje službenim papirima, pripremu dokumenata, organizaciju prometa i aktivnosti s njima, računovodstvo i skladištenje.
Ako količina nije previše značajna, to je odgovornost sekretara. Ako su količine vrlo velike, uvodi se mjesto referenta, što zahtijeva posebno obrazovanje. Glavna aktivnost sekretara je rad sa kancelarijskom opremom i dokumentima. Potrebna je pažljivost i tačnost.
Znanje stranih jezika postaje dominantna poanta. Prilikom sastavljanja životopisa, obavezno je navesti nivo njihove stručnosti.
Obrazovanje se ne bi trebalo nužno razlikovati u određenoj specijalizaciji. Međutim, nezamjenjiv je uvjet njegova suština, povezana sa sposobnošću analize podataka i pronalaženja pristupa ljudima.
U ličnim kvalitetama nije suvišno spomenuti staloženost, organiziranost i društvenost. Tajnica je zaštitno lice kompanije. Pozicija je prilično odgovorna.
Odgovornosti uključuju distribuciju telefonskih poziva, sastanke posjetitelja. Općenito je prihvaćeno da posao tajnika smatra početnom fazom ljestvice u karijeri. Ali za takvu odskočnu dasku potreban je prilično visok nivo obrazovanja.
Izgled sekretara je posjetnica kompanije. Odgovornosti se mogu ograničiti samo na posluživanje kafe i primanje poziva, ali će se vjerovatno proširiti na oblik izrade kritičnih dokumenata i organiziranja rekreacije za menadžment i njegovu porodicu.
Stoga je važno u životopisu navesti postignuća. Ovo je obavezno čak i ako je prethodno mjesto rada bilo kurirsko radno mjesto. Izvještavanje o postignućima daje potencijalnom poslodavcu razumijevanje da je osoba koja traži posao dobra u izvršavanju pregleda svog rada na radnom mjestu i vještini isticanja ključnih tačaka iskustva.
Uspjesi
Postignuća su uvijek indikativna, jer su proaktivni i produktivni zaposlenici od interesa za svakog poslodavca. Najbolje je naznačiti postignuća uz pomoć određenih brojki ili činjenica.
Dovoljno je spomenuti nekoliko ključnih stvari, ali zaista značajnih i važnih. To će vam omogućiti da istaknete glavnu stvar bez preopterećenja odjeljka ogromnom količinom informacija. Kada se navode glavna dostignuća, treba naglasiti kakvu je korist ili korist kompanija dobila.
Na primjer, ukazivanjem na uspjeh, rečenicu možete završiti rečenicom da je implementacija smanjila troškove firme za određeni broj posto. Važno je pravilno opisati svoja postignuća. Ne biste trebali svoj životopis pretvoriti u privid opisa posla. Čak i ako se ovaj dokument uzme kao osnova za opisivanje iskustva, ima smisla pažljivo provjeriti sve formulacije.
Ponekad se uspjesi opisuju u prvom licu. Ova formulacija pomalo se kosi s općim konceptom biografije. Bolje se suzdržati od njihove upotrebe. Pogodnije i opravdanije su opcije "implementirano", "strategija je implementirana … koja pruža …" i tako dalje.
U motivacionom pismu poslanom uz životopis možete se pozvati na bilo koji od svojih najznačajnijih uspjeha. Nakon čitanja takve poruke, poslodavac ili menadžer sigurno će se poželjeti upoznati s priloženim dokumentom.
Primjeri i preporuke
Njihova postignuća mogu biti čak i u rutinskom radu. Među njima ima najviše pobjedničkih:
- uspješno polaganje nekoliko provjera;
- ubrzanje protoka dokumenata u preduzeću uvođenjem i razvojem elektroničke baze podataka zajedno sa odjelom za programiranje;
- organizacija uspješne tranzicije velike kompanije sa verzije 7.7 "1C: Enterprise" na 8.3;
- povećanje efikasnosti odjela za planiranje uvođenjem automatizacije proračuna, što je osiguralo dvostruko smanjenje osoblja ekonomista.
Važno je opisati šta je zapravo postignuto. Uspjeh glavnog računovođe ne treba pripisivati ako njegove odgovornosti nisu dio izvršenih funkcija. A u nekim slučajevima, kada se mijenja vrsta aktivnosti, postaje potrebno približiti pobjede novim zadacima rasta u karijeri.
Profesionalna dostignuća pokazuju zadatke i ciljeve ostvarene tokom aktivnosti. Oni mogu biti posljedica ispoljavanja potrebnog skupa kvaliteta. Za vođu to puno znači.
Dakle, među uspješnim opcijama mogu se pojaviti:
- koordiniranje rada top menadžera kompanije;
- priprema ugovora, potrebna dokumentacija za potpisivanje;
- primanje poziva sa njihovom distribucijom;
- slanje, primanje i registrovanje korespondencije;
- sastanak i koordinacija gostiju;
- pomoć i organizacija korporativnih događaja;
- Putnička podrška;
- administrativna podrška šefa;
- pružanje svega što je potrebno za puno funkcionisanje;
- koordinacija aktivnosti čišćenja i kurirske službe;
- otpornost na stres i beskonfliktnost, izvrsne komunikacijske vještine;
- ugodan elegantan izgled;
- vještine korištenja uredske opreme;
- sposobnost rada s povjerljivim informacijama;
- posjedovanje računara, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook i drugih računarskih programa za rad s e-poštom, „Consultant Plus“, Lotus na nivou naprednog korisnika.
Primjeri uspješnih životopisa uključuju one koji identificiraju i izvršavaju odgovornosti. Takođe ima smisla obavijestiti potencijalnog poslodavca o razlozima zbog kojih ranije nije došlo do službenog zaposlenja.
Značaj indikativnih dostignuća
Varijanta uspješnog navođenja potrebnih kvaliteta u svjetlu zahtjeva za podnosioca zahtjeva može biti sljedeća:
- organizacija uredskog života: naručivanje vode, kave, pribora, organizacija popravka uredske opreme, čišćenje;
- prijevod dokumentacije, uključujući tehničku;
- rad sa uredskom opremom;
- savjetovanje klijenata o uslugama kompanije;
- organizacija sastanaka VIP gostiju;
- pružajući ugodno i ugodno radno okruženje.
Ima smisla navesti stvarne razloge kao razloge za napuštanje prethodnog radnog mjesta. Na primjer, rad bez službene registracije, prema građanskom ugovoru o radu. Odgovarajući dokument mora biti priložen.
Dopuštene su sljedeće opcije: prilikom razmatranja prijedloga, bilo koji objektivni razlog nije doveo do zaposlenja;
- velika udaljenost mjesta budućeg rada od mjesta prebivališta (tamo je nezgodno doći);
- neusklađenost dužnosti navedenih u saopštenju;
- neprozirni uslovi plaćanja;
- nepoštivanje TC-a;
- prekvalifikacija, odmor, porodične prilike.
Na spisku profesionalnih vještina i sposobnosti naznačene su one koje doprinose postignućima. To može biti odgovaranje na pozive, njihova registracija uz obavještavanje menadžera, sastavljanje plana rada za šefa, izvršavanje zadataka, sastavljanje servisnih napomena, rad s bilo kojim dokumentima.
Vrlo je dobro spomenuti iskustvo izdavanja naredbi zaposlenima od menadžera i praćenja njihovog izvršenja, pronalaženja izvođača za pojedinačne zadatke, pružanja menadžerovog radnog mjesta potrebnim sredstvima u obliku kancelarijskog materijala, opreme, olakšavajući brzo razmatranje zahtjeva i prijedlozi zaposlenih, vođenje arhive datoteka i dokumenata, osiguravanje njihove sigurnosti, prijenos u arhivu, organizacija službenih putovanja za šefa, narudžbe avionskih i željezničkih karata, rezervacije hotela.
Profesionalna postignuća u životopisu važan su dio toga. Nikada to nemojte zanemariti kada sami pišete životopis i nadate se da ćete ostaviti povoljan utisak na poslodavca. Iz radnog iskustva zaista izdvajaju svoje zasluge, sudjelovanje u projektima, provedbu bilo kakvih zadataka, naprednu obuku. Sva dostignuća mogu se istaknuti u bilo kojem polju aktivnosti.
Ne stidite se malo komplimentirati. To će pomoći da životopis bude zanimljiv poslodavcu. Tada vas poziv za intervju neće čekati.
