Preduzeće bilo kog oblika vlasništva ima vlastiti tijek rada u obliku skupa papira različitih vrsta, sistematiziranih prema određenom principu. Memorandum zahtijeva posebnu pažnju prilikom izrade nacrta.
Šta je dopis
Poslovni papir u obliku dopisa informativne je i preporučljive prirode. Dostavlja se neposrednom pretpostavljenom ili šefu organizacije. Dopis se može sastaviti prema uputama rukovodstva i na inicijativu zaposlenog.
Dokument se sastoji od određenih činjenica u vezi sa određenim pitanjem. U većini slučajeva, dopis je subjektivno mišljenje zaposlenika, koje je izloženo u pismenoj formi. Ponekad je, u svjetlu događaja koji se događaju u preduzeću, izuzetno važno da menadžer zna mišljenja podređenih kako bi prilagodio svoje daljnje postupke. Zaposleni su dužni da sami sastave detaljan odgovor, dopunjen vlastitim idejama i preporukama.
Što se tiče predmeta izvještaja, on može biti različit: od jednokratnog pružanja informacija do periodičnog izvještavanja. Za razliku od objašnjenja i napomena o uslugama, dopis se može koristiti u preduzeću ili igrati ulogu izvještajnog dokumenta za više vlasti.
Razlog za sastavljanje dokumenta
Dopis se sastavlja kao rezultat procesa izvan kontrole, koji može naštetiti preduzeću. Tada zaposlenik može na sličan način skrenuti pažnju svim nadređenim na sve informacije. Na primjer, to može biti višestruko izostajanje s posla odgovorne osobe ili nepoštivanje ispunjenja planiranih ciljeva, što, naravno, može negativno utjecati na uspješnost cijelog poduzeća. Generalno, dokument treba da postane signal za promjenu unutrašnje politike, koju trenutno provodi rukovodstvo.
Kako pravilno sastaviti dopis
Obično se dokument sastoji od nekoliko dijelova. Prvo, potrebno je jasno formulisati razlog koji je bio razlog pisanja dopisa. U njemu se navodi konkretna situacija i navode činjenice. Tada se prilično lucidno preporučuje da izrazite svoje mišljenje o onome što se događa. U isto vrijeme, potrebno je analizirati situaciju sa svih strana i ponuditi vlastito rješenje problema.
Sve informacije treba predstaviti dovoljno sažeto, pridržavajući se teme onoga što se dogodilo. Iskrivljavanje stvarnosti i izražavanje nagađanja koja nisu potkrijepljena bazom dokaza su neprihvatljivi.
Dokument se stavlja na list formata A4 sa obaveznom naznakom u gornjem lijevom uglu naziva jedinice. U gornjem desnom dijelu trebali biste staviti informacije o adresatu bilješke. Nešto ispod, sa crvene linije, velikim slovima ispisani su naziv dokumenta i njegov broj, kao i mjesto sastavljanja.
Zatim se informacije daju u prilično besplatnom obliku, što je potkrijepljeno potpisom zaposlenog koji je pripremio dokument.
Prije slanja dopisa preporučuje se pažljivo provjeriti stvarnost svih gore navedenih okolnosti.
