Saradnja sa stranim partnerima već je postala norma za ruska preduzeća. Stoga je razmjena delegacija, koja je dio radnog procesa, takođe prilično česta pojava. Ali ako prvi put ugošćujete svoje strane ili ruske partnere u preduzeću, trebali biste uzeti u obzir nekoliko nijansi kako ne bi ometali uspostavljanje poslovnih kontakata i pokvarili utisak sastanka.
Instrukcije
Korak 1
Poziv za sastanak treba poslati što je prije moguće, čak i ako je postignut preliminarni dogovor. Ovo je znak da visoko cijenite vrijeme svojih partnera i poštujete njihovu zauzetost.
Korak 2
Kada je potvrda primljena, navedite broj članova delegacije koja dolazi. Bolje je ako vam se da spisak gostiju s naznakom položaja i nadziranim uputama. Izaberite sastav svoje delegacije u skladu s ovom listom, u smislu broja trebao bi biti približno jednak delegaciji gostiju. Razgovarajte s gostima s kojim jezikom više vole komunicirati i pobrinite se za tumača, čak i ako će gosti doći sa svojim prevoditeljem.
Korak 3
Saznajte više o području odgovornosti i nadležnosti svakog vašeg gosta. Strani partneri, u pravilu, vrlo su strogi u održavanju službenog lanca zapovijedanja, tako da morate imati jasnu predstavu o kojim je pitanjima ovaj ili onaj gost ovlašten razgovarati.
Korak 4
Pripremite se i dogovorite o listi pitanja o kojima ćete morati razgovarati. Prikupite sve materijale i dokumente koji bi vam mogli zatrebati. Odlučite koji će dokumenti biti potpisani kao rezultat pregovora i razgovarajte o tome na koji način će se voditi: trajanje, pauze.
Korak 5
Izaberite udobnu sobu na osnovu broja ljudi koji prisustvuju sastanku. Svatko od njih trebao bi imati mjesto na kojem se može udobno smjestiti, jer ćete između pauza morati sjediti nekoliko sati. Obavezno poslužite tokom sastanka čaj, kafu, kekse, a na stolovima čaše i mineralnu vodu. Ako nikome ne smeta, ne zaboravite staviti pepeljare.
Korak 6
Pitajte goste za saglasnost za audio snimanje sastanka, to se ne može učiniti bez odobrenja. Sjednite goste okrenute prema ulaznim vratima, ova psihološka nijansa omogućit će im da se ne osjećaju pod stresom. Zamolite da vas ne ometaju spoljni telefonski pozivi tokom pregovora. Pripremite dnevnike i olovke za goste.
Korak 7
Ne prisiljavajte goste da vas traže kad dođu na mjesto sastanka. Neko ih mora dočekati u predvorju zgrade i otpratiti ih do prostorije u kojoj će se održati pregovori.
