Svakog dana u bilo kojoj organizaciji - u državnoj instituciji, velikom ili malom preduzeću, ili individualnom preduzetniku - postoji potreba za potvrđivanjem činjenica koje zahtevaju štampu. Najčešće su ove činjenice povezane s novcem ili potvrdom potpisa službenika (njihova autentičnost) na raznim dokumentima. Istovremeno, postoje dokumenti na kojima nije potreban pečat.
Svaka pravna osoba mora imati pečat. Ova norma je sadržana u zakonu. LLC, CJSC, OJSC i druge organizacije moraju koristiti okrugli pečat čiji otisak uključuje puni naziv kompanije na ruskom jeziku i vezu do mjesta njegovog teritorijalnog smještaja. Naziv kompanije može se navesti i na stranom jeziku. Otisak pečata pojavljuje se na listi detalja o dokumentu, u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentarni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "(usvojeno 03.03.2003). Istovremeno, pečat, na primjer, nije uključen u listu obaveznih detalja o određenom broju primarnih knjigovodstvenih dokumenata, osim bankovnih papira, gotovinskih računa, otpremnih dokumenata itd. Ugovor mora biti zapečaćen pečat, ako je to predviđeno samim ugovorom, ili ako su na obrascu navedena dva slova "MP" ("Mesto pečata"). Isto se odnosi i na radnje o završenim radovima (uslugama). Upotreba pečata takođe je predviđena na punomoćju, koje organizacija daje zaposlenom (ovo radno mesto je određeno u Građanskom zakoniku Ruske Federacije - klauzula 5 člana 185). Ne postoji zahtev za pečat u nekim oblicima finansijskih izvještaja (odredbe naloga Ministarstva finansija Rusije od 22.07.2003. N 67n i od 02.07.2010. N 66n), međutim, prema Nalozima Ministarstva finansija Rusije od 15.10.2009. N 104n i od 05.05.2008. N 54n, obrasci poreskih prijava (za PDV, porez na dohodak i drugi) moraju biti zapečaćeni. Obavezna ovjera pečatom organizacije pruža se za najvažnije kadrovske dokumente: prva stranica radne knjižice, putna potvrda (obrazac br. T-10), akt o prihvatanju posla po ugovoru o radu na određeno vrijeme (obrazac br. T-73). U Zakonu o radu Ruske Federacije (čl. 57.) zahtjev za pečatom na ugovoru o radu nije preciziran, ali u praksi se obično stavlja pečat. S obzirom na činjenicu da postoji mnogo dokumenata za koje ne postoji nedvosmislenom odlukom o prisustvu ili odsustvu pečata, organizacija bi trebala razviti vlastiti poredak (položaj, uputu), u kojem je potrebno registrirati listu dokumenata koji zahtijevaju ovjeru pečata. Njihova približna lista navedena je u Državnom sistemu za upravljanje dokumentacijom - 1988., 1991. Opcije mogu biti sljedeće: - djela (obavljeni radovi, vještačenje, otpis, prihvat predmeta, itd.); - stope potrošnje (na primjer, za plemenite metale); - uzorci otisaka pečata, kao i uzorci potpisa zaposlenih koji su dobili pravo na obavljanje finansijskih i ekonomskih operacija; - garancije; - korespondencija s upravom i strukturama razna državna tijela (na primjer, s poreznom službom, vanproračunskim fondovima itd. Pečat može biti ne jedan, već nekoliko (nakon što je to dokumentovala) - za svaki zasebni odjel organizacije. Svaki pečat će imati svoju specifičnu svrhu - za propusnice, dokumente ili račune. Pečat na dokumentu mora biti postavljen na mjestu lista na kojem se nalazi oslonac "MP" ("Mjesto pečata"). Ako ga nema, pečat se postavlja tako da se otisak preklapa sa dijelom riječi - oznakom položaja osobe koja je potpisala dokument. U ovom slučaju, potpis se mora jasno razlikovati, kao i sve informacije iz otiska pečata.
