Pravilnim čuvanjem dokumentacije izbjeći će se problemi s pronalaženjem pravih ugovora. Nakon što provedete malo vremena podnoseći vrijednosne papire, bit ćete sigurni da će vam neophodni uvijek biti pri ruci na sigurnom.
Instrukcije
Korak 1
Da biste lako pronašli potreban dokument, napravite knjigovodstvenu knjigu. Dajte ugovoru broj i unesite ga u ovu bilježnicu. Pored serijskog broja, zapišite datum zaključenja ugovora. Red u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 987DL od 23.03.2010. Uz to, u bilješkama navedite suštinu ugovora, ako to zahtijeva korporativni stil arhiviranja.
Korak 2
Stvorite za svaki pravni subjekt, ako ih ima nekoliko u organizaciji, svoj registar dokumenata. Označite ih konvencionalnim simbolima. Na primjer, unesite ugovore LLC "Funny Pictures" kao 987VK. A ugovori iz OJSC "Murzilka" označavaju 987M. Brojeve dodijelite strogo kako biste izbjegli zabunu.
Korak 3
Uložite ugovor u mapu tek nakon što je prošao sve faze odobrenja, potpisali su ga generalni direktori obje strane i stavili sve pečate. Odaberite registre u tvrdom povezu da biste zaštitili svoje dokumente. Stvorite zasebnu mapu za svako pravno lice.
Korak 4
Da biste umetnuli ugovor u vezivo, pažljivo uklonite spajalicu koja povezuje listove. Probušite nove rupe bušilicom. Umetnite dokument u mapu i učvrstite ga metalnim viticama. Odvojite jedan ugovor od drugog praznim listom A4.
Korak 5
Postoji još jedan način za arhiviranje dokumenata. Kupite skup prozirnih datoteka. Svaki ugovor stavite u poseban omot i osigurajte ga u fascikli.
Korak 6
Ne umetajte previše ugovora u jednu mapu - listovi se mogu naborati. Vezivo bi se trebalo lako zatvoriti kako papir ne bi provirivao.
Korak 7
Odvojite posebnu policu na nosaču za odlaganje mapa s dokumentima. Na kraju fascikla navedite godinu i pravno lice za koje se sastavljaju ugovori. Na ovaj način možete brzo pronaći ugovore koji su vam potrebni.
Korak 8
Nije potrebno čuvati fascikle s dokumentima zaključenim prije tri do četiri godine. Stavite ih u uske kartonske kutije, potpisujući godinu i pravno lice koje je vlasnik ugovora. Pošaljite pakete u skladište. Pronađite suho skladište. Vlaga može ubiti vrijednosne papire.
