Primarna računovodstvena dokumentacija preduzeća sadrži informacije o svim poslovnim transakcijama, kretanju novca, obračunu i isplati plata i plaćanju poreza. Na osnovu ovih dokumenata vode se evidencije, pa gubitak čak i jednog dokumenta narušava financijske izvještaje i predstavlja zakonsku povredu. Prema čl. Član 17 Zakona o računovodstvu preduzeća moraju samostalno osigurati sigurnost računovodstvenih dokumenata.
Instrukcije
Korak 1
Zakon definira period skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata na 5 godina, dok Poreski zakonik Ruske Federacije ograničava period skladištenja na 4 godine. Da biste izbjegli kazne predviđene Zakonom o upravnim prekršajima (čl. 15.11), i dalje biste se trebali pridržavati dužih rokova propisanih zakonom. Pored toga, postoji lista odobrena naredbom Rosarkhiva od 6. oktobra 2000. Prema njoj, rok čuvanja treba odrediti u skladu s vrstom svakog određenog dokumenta.
Korak 2
Naredbom odrediti rokove čuvanja primarne računovodstvene dokumentacije, uzimajući u obzir odredbe zakona i propise utvrđene popisom. U redoslijedu odredite od kojeg trenutka treba izračunati period skladištenja. Generalno, početak perioda čuvanja dokumenata je 1. januara godine koja slijedi godinu u kojoj je dokument kompletiran sa kancelarijskim poslovima. Za knjigu nabave i knjigu prodaje odredite početak perioda skladištenja od datuma posljednjeg unosa (odredbe 15. i 27. pravila, odobrene Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. decembra 2000. br. 914).
Korak 3
Dodijeliti posebnu sobu za knjigovodstvene dokumente, koja mora biti opremljena vatrootpornim ormarima i posebnim sefovima. Sefovi su namijenjeni za čuvanje obrazaca strogog izvještavanja, osim toga, u njih se mogu čuvati oni papiri i dokumenti koji imaju oznaku "Komercijalna tajna". Naredbom odrediti postupak pristupa ovim sefovima, odgovorna lica koja je ovlastio glavni računovođa, kao i postupak izdavanja primarne dokumentacije iz skladišta.
Korak 4
U slučaju da je poduzeće dovoljno veliko i ima puno dokumenata, organizirajte posebnu arhivu. Trebalo bi ga koristiti za prijenos papira namijenjenih trajnom (vječnom) i dugotrajnom (preko 10 godina) skladištenju. Svu drugu računovodstvenu dokumentaciju čuvajte u posebnoj prostoriji do 10 godina dok se ne unište.
