Dnevni red je kostur sastanka ili sastanka. U njemu su postavljene glavne teme za raspravu i glavna područja rasprave. Utvrđuje redoslijed sastanka, usmjerava pažnju učesnika na profesionalni razgovor, ne dopušta da se diskusija razvije u kaotičnu razmjenu mišljenja.
Instrukcije
Korak 1
Počnite pripremati dnevni red čim uprava odluči o datumu i temi sastanka. Vruće za petama, bit će vam lakše formulirati njegove poente. Uz to, imat ćete dovoljno vremena da ispravite prvu opciju ako menadžer želi izmijeniti.
Korak 2
Istaknite glavne i sporedne aspekte teme sastanka. Ne preopterećujte dnevni red malim pitanjima koja se mogu riješiti rutinski. Najbolja opcija je uključiti 1-2 značajne tačke, za čiju raspravu je zainteresiran većina tima, i ostaviti vrijeme za brzo rješavanje manje važnih pitanja, uključujući ona koja su se pojavila tokom sastanka.
Korak 3
Formulišite tačke dnevnog reda. Izbjegavajte dvosmislene ili dvosmislene rečenice. Neka tačke vašeg dnevnog reda budu što preciznije. Nakon što ih pročita, sudionik sastanka trebao bi lako razumjeti suštinu problema i svrhu njegove rasprave. Ako imate poteškoća, potražite pomoć od stručnjaka koji će održati glavni govor o ovoj temi.
Korak 4
Svaka stavka treba započeti prijedlogom „about“ili „about“: „Na inicijativu odjela prodaje da se održi dan čišćenja“ili „O preraspodjeli funkcija između odjeljenja za marketing i pres službe“itd. Ako se bilo koji regulatorni dokument iznese na raspravu, klauzula može zvučati na sljedeći način: "O odobrenju Povelje preduzeća" ili "O izmjenama i dopunama opisa poslova osoblja u sekretarijatu", itd. Za informativna pitanja koja ne zahtijevaju raspravu, navedite odgovarajuće objašnjenje u zagradama ili odvojeno dvotačkom. Na primjer, "O perspektivnim područjima izdavanja knjiga: Izvještaj zamjenika generalnog direktora o službenom putu na seminar."
Korak 5
Strukturirajte svoj dnevni red. U praksi postoje dva načina za raspoređivanje pitanja: od najvažnijih do manje važnih i od manjih do značajnih. Svaka opcija ima svoje pozitivne aspekte. U prvom slučaju, glavna pitanja razmatraju se na početku sastanka. Zaposleni su aktivniji, umor ih još ne pogađa. Ali rasprava o prvom pitanju može se odužiti, neće biti vremena za rješavanje manjih, ali važnih problema. Ako sastanak započne manje važnim tačkama, zaposlenici se postepeno uključuju u ritam i dok se objavi glavno pitanje, oni su u potpunosti spremni za konstruktivan dijalog.
Korak 6
Ispišite dnevni red u skladu sa administrativnim potrebama vaše organizacije. Pored stvarnih pitanja za diskusiju, navedite datum, vrijeme, mjesto sastanka, glavne govornike, učesnike i pozvane stručnjake. Odobri dokument kod šefa organizacije. Izvorni dnevni red priložit ćete kasnije zapisniku sa sastanka. Na osnovu odobrenog dnevnog reda, pripremite bilten ili najave za zaposlene.
