Neke kompanije imaju dokumentaciju decenijama. Da se važni papiri ne bi naborali ili izgubili, potrebno ih je složiti u mape od tvrdog kartona ili plastike. Dajte svakom ugovoru zaseban broj za identifikaciju.
Instrukcije
Korak 1
Da biste olakšali pronalazak željenog ugovora, vodite knjigu evidencija. Dajte dokumentu broj i unesite ga u ovaj dnevnik. Pored broja, unesite i datum ugovora. Zapis u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 123TP od 22.02.2011. U napomenama možete navesti suštinu ugovora kada to zahtijeva korporativni stil dokumentacije.
Korak 2
Ako u preduzeću postoji nekoliko pravnih lica, za svaku napravite zasebnu knjigu ugovora. Koristite konvencionalne simbole u svom zapisu. Na primjer, zapišite ugovore Masha and Bears OJSC kao 123MM. I označite vrijednosne papire iz ZAO "Tri praščića" s 123TP. Dodijelite brojeve kako biste izbjegli zabunu.
Korak 3
Kad sporazum prođe sva odobrenja, koja su potpisali generalni direktori obje strane, stavljeni su pečati, može se podnijeti u mapu. Izaberite mape s tvrdim koricama - one će osigurati sigurnost dokumenata. Svakom pravnom licu je potreban svoj folder.
Korak 4
Prije plahte. Uzmite rupu i izbušite nove rupe. Stavite dokument u mapu i učvrstite ga posebnim antenama. Odvojite jedan ugovor od drugog praznim listom A4.
Korak 5
Ugovore možete podnijeti i na drugi način. Ovo će zahtijevati transparentne datoteke. Stavite svaki dokument u zasebnu datoteku i zakačite ga u mapu.
Korak 6
Ne pohranjujte previše ugovora u jednu mapu - mogu se naborati. Mapa bi se trebala lako zatvoriti, pojedinačni listovi ne bi smjeli viriti.
Korak 7
Za spremanje mapa s ugovorima, imajte zasebnu policu u ormaru. U fasciklu upišite godinu i pravno lice koje posjeduje dokumente. To će vam omogućiti da brzo pronađete prave papire ako je potrebno.
Korak 8
Nije potrebno stalno držati fascikle s ugovorima od prije tri godine. Složite ih u kartonske kutije, potpisujući godinu i pravno lice za koje se izdaju dokumenti. Pošaljite kutije u skladište. Izaberite suvo mjesto za skladištenje. Vlaga je štetna za papir.
