U pretrpanom radnom rasporedu, može biti teško odrediti vrijeme ne samo za ručak, već i za petominutni predah. Rad u hitnom režimu ne dovodi samo do fizičkog umora. Nakuplja se psihološka nelagoda koja može izazvati depresiju. Zbog toga je neophodno kompetentno organizovati radni dan kako bi se izvršile dužnosti bez hiper napora.
Matrica upravljanja vremenom - kako je izgraditi
Najpopularnije sredstvo za optimizaciju radnog vremena je Eisenhower Matrix. Ovo je prvo što se nauči nadoknađivati na treninzima upravljanja vremenom. U jednostavnoj tablici od četiri ćelije zapisuju se zadaci podijeljeni po prioritetu. U gornjem lijevom kvadratu - hitno i važno. To uključuje rješavanje akutnih kriznih radnih trenutaka, hitnih zadataka, projekata čiji se rokovi približavaju. U gornjem desnom dijelu - važne, ali ne tako hitne stvari. Ovo je planiranje novih projekata, evaluacija efikasnosti završenih, trenutnih svakodnevnih zadataka, utvrđivanje novih područja aktivnosti. Donja lijeva ćelija - zadaci koji su manje važni, ali hitni. To uključuje telefonske razgovore, neke sastanke, razmatranje hitnih materijala, društvene aktivnosti. I zadnja, donja desna ćelija - stvari nisu važne i nisu hitne. Ovo je rutinski posao, neki pozivi, zabava.
Najučinkovitijim radnim danom smatra se onaj u kojem je gornji desni kvadrat popunjen maksimalno - stvarima koje su važne, ali nisu hitne. To znači da ima vremena za izvršavanje svih dodijeljenih zadataka, sve ide prema planu, nije predviđena vanredna situacija. Ako je gornji lijevi kvadrat pun, to znači da su mnogi zadaci odgođeni "za kasnije", a sada morate očistiti nakupljenu gomilu hitnih i vrlo važnih stvari. Istodobno se gomilaju stvari koje su važne, ali ne i hitne, što također treba učiniti, ali za to nema vremena. A nakon završetka hitne situacije formira se sljedeća zbog činjenice da su se nekadašnji, ne hitni slučajevi već odavno približili rokovima za njihovu provedbu.
Da bi se spriječio takav razvoj događaja, potrebno je redovno sastavljati Eisenhowerovu matricu, a ne samo radnim danom. Najefikasniji menadžeri to rade nekoliko puta. Na kraju mjeseca - sljedeći, distribucija glavnih zadataka ćelijama. Krajem sedmice - sljedeći, rasipajući trenutni posao po trgovima i vršeći prilagodbe. A pred kraj radnog dana - sljedeći, sastavljanje plana primarnih stvari. Takva raspodjela odgovornosti potrajat će pet do deset minuta i omogućit će vam da ne razbijate mozak oko toga što prvo učiniti, a koje - kasnije.
Stalno krckanje - šta raditi?
Ako se stvari gomilaju i gomilaju, a osam sati radnika nije dovoljno za izvršavanje svih dužnosti, vrijedi razmisliti o prenošenju ovlasti. Možda je postavljeno previše zadataka kojima se jedan zaposlenik ne može baviti. Ovu situaciju vrijedi razjasniti menadžmentu. Da biste to učinili, morate napraviti listu obaveza s podtačkama - što morate učiniti da biste dovršili zadatak. Još bolje, rasporedite utrošeno vrijeme. To će šefu jasno pokazati da je nerealno nositi se sa cjelokupnim obimom posla za jednu osobu. U tom slučaju, dio zadataka može se ukloniti iz menadžera i prenijeti na drugog zaposlenika.
